¿Soy requerido por ley para obtener el formulario W-9 de mis vendedores?

Escrito por Chris Hamilton | Traducido por Elizabeth Garay Ruiz

Un vendedor te presentará su número de identificación de pago de impuestos, dirección y nombre del negocio y certificará que no sea sujeto a retenciones fiscales cuando envía un formulario W-9, formalmente titulado "Solicitud del Número de identificación de pago de impuestos y certificación". El IRS (Hacienda Pública) requiere que tu obtengas los formularios W-9 cuando realizas compras de inventarios y servicios de un vendedor para crear un documento que permita a la agencia darse cuenta de los vendedores que no reportan sus ingresos y para evitar que tú solicites gastos ilegítimos del vendedor.

Consideraciones

El IRS te solicita mantener los registros de todos los gastos de tu negocio por al menos tres años después de cada compra. Los propietarios de pequeños negocios por lo general reportan sus gastos de vendedores en la Parte III del formulario 1040, Programa C. Un formulario W-9 te protege en el caso de una auditoría del IRS, porque puedes probar los pagos al vendedor por servicios y productos. Este formulario también te previene de contratar trabajadores indocumentados que no cuentan con el TIN o el número de seguro social en violación a la ley federal.

Requerimientos

El IRS solicita que obtengas el W-9 de cada vendedor a quienes compras US$600 en mano de obra y servicios o US$5.000 en ventas directas, pero puedes solicitar el W-9 de vendedores de compras pequeñas. Debes obtener este formulario solo una vez con cada vendedor a menos que la información del negocio haya cambiado. Esta regla no aplica a vendedores con quienes manejarías el formulario 1099-MISC, porque el ingreso 1099 se reporta en el retorno fiscal del ingreso personal de los vendedores.

Consideraciones

Por lo general no necesitas llenar la W-9 como dueño de pequeños negocios, porque predominantemente tratas con mayoristas organizados en una corporación. El IRS no solicita los requisitos ya mencionados cuando tratas con vendedores organizados como corporaciones no utilitarias o por ganancias, ya sea domésticas o internacionales. Si compras productos y servicios de cualquier gobierno federal, estatal o local, no tienes que cumplir con la W-9 para estas entidades públicas.

Marco de tiempo

El IRS solicita que obtengas un W-9 de retorno de un vendedor por el tiempo que documentaste tu retorno de impuesto anual. No debes reclamar a un vendedor que cargue esto como gasto sin una copia. Puedes enviar una solicitud para el formulario antes de hacer el pago, pero al menos debes enviar el formulario tan pronto como sea posible después de comprar el inventario o los servicios para asegurar que cuentas con la documentación adecuada en tiempo. El vendedor debe enviarte una copia de su solicitud W-9 o tendrá qué pagar US$50 de multa al IRS.

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