Requerimientos para una secretaria para colegio

Escrito por Denise Brown | Traducido por Alejandra Rojas

Una secretaria de colegio es a menudo la primera persona que conoces cuando entras a un colegio por primera vez. También es la primera persona a la que le hablas por teléfono. Aunque ella sirve como representante del colegio, la secretaria realiza varias tareas que no están enlistadas en su descripción de trabajo. A menudo sirve como conexión entre estudiantes, maestros, administradores y padres de familia.

Educación

Los distritos escolares varían con respecto a la educación solicitada para las candidatas secretariales. Unos cuantos solicitan un bachillerato pero la mayoría requiere de un diploma de secundaria o GED (Desarrollo de Educación General). La mayoría de colegios requieren que sus secretarias tengan entrenamiento en procedimientos básicos de oficina similares a aquellos ofrecidos por un plan de estudios de un colegio de formación profesional o de administración de empresas. Los distritos escolares quizá acepten experiencia secretarial o asistencia administrativa en lugar de un entrenamiento formal.

Habilidades

La secretaria de colegio es parte del equipo. Ella trabaja de cerca con el administrador asignado como su supervisor, pero a menudo también trabaja con otros administradores y sus secretarias. Las buenas habilidades organizacionales son necesarias para este trabajo, así la secretaria puede tener acceso a la información deseada inmediatamente. Ya que a menudo tiene libertad en cuanto a cómo cumplirá con sus tareas diarias debe poder priorizar tareas así las completa a tiempo. A menudo necesita realizar tareas múltiples, especialmente en días donde su supervisor, padres y estudiantes colocan más exigencias sobre ella. Para realizar sus tareas diarias la secretaria debe hacer un uso eficiente de la tecnología como las computadoras y fotocopiadoras.

Requerimientos

El trabajo de una secretaria requiere que almacene en el sistema de datos del colegio todos los datos, calificaciones, incidentes de disciplina, asistencias y facturación de los estudiantes. También almacena órdenes de suministros, registro de asistencias, formas de evaluaciones y reclamos de conferencias de los miembros de la facultad y miembros de su edificio y los presenta al administrador apropiado. Es indispensable la confidencialidad respecto a la información de los estudiantes y de los empleados. La secretaria se reúne con los invitados a medida que llegan al colegio y los dirige a la ubicación adecuada del edificio. También arregla reuniones para su supervisor con padres, estudiantes y otros que buscan citas con él. La secretaria del colegio mantiene un calendario que los empleados utilizan para apuntar las actividades y publican ese calendario por la Web o por un boletín de noticias para los jefes del distrito escolar. Las secretarias de colegio a menudo son entrenadas en primeros auxilios y RCP.

Trabajo en general

De acuerdo con la Oficina de Estadísticas Laborales de los Estados Unidos (U.S Bureau of Labor Statistics) el índice de crecimiento para el trabajo de secretarias se esperaba que fuera de 12% entre el 2010 y 2020. Este índice de crecimiento es acerca del mismo índice para otras ocupaciones. El número de secretarias de colegio puede ser más bajo que el promedio de otros trabajos de secretaria. El salario anual promedio para las secretarias fue de US$34.660 en el 2010.

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