Qué son las subcuentas de las cuentas por cobrar

Escrito por Michelle Renee | Traducido por Priscila Caminer

    Los propietarios de pequeñas empresas exitosos a menudo mantienen un segundo, tercero o incluso cuarto grupo de registros de cuentas por cobrar. A primera vista, puede parecer como un montón de trabajo extra crear y mantener cuentas subsidiarias por cobrar. Sin embargo, las ventajas de hacerlo bien vale el esfuerzo, de acuerdo al contador público certificado de Los Angeles, Rick Norris. Mantener cuentas subsidiarias por cobrar ayuda en el seguimiento de las deudas vencidas, en el beneficio de la categorización basada en el proyecto, a la prevención del fraude por empleados y el establecimiento de un grupo demográfico rentable.

    Explicación

    Un libro auxiliar de cuentas subsidiarias por cobrar, o cuenta, es básicamente una lista de los clientes que están en deuda con tu empresa. Los tenedores de libros las utilizan para dar una explicación más detallada de los créditos que tu negocio concedió a los clientes. El total general de tus páginas del libro auxiliar de cuentas por cobrar debe ser igual a la de tus balances de cuentas por cobrar. Norris ofrece el ejemplo: "Si tienes tres clientes que te deben US$500, US$1.000 en tu cuenta subsidiaria, y US$1.500, el total de tus cuentas por cobrar debe mostrar US$3.000".

    Propósito

    El propósito básico de los libros mayores es hacer un seguimiento de los pagos de los clientes y prevenir los casos de pagos excesivos y otros errores de contabilidad. "El problema está en los detalles", asegura Norris: "Si el propietario de la empresa no ve más allá de la hoja de balance, nunca sabría que había un problema de un cliente pagando de más." Por ejemplo, si los informes de cuentas por cobrar muestran US$3.000, pero tu libro auxiliar muestra "US$ 3,000 + US$ 500 - US$ 500", de otro modo no hubieras sabido que había un exceso de pago.

    Fraude

    Los libros de cuentas subsidiarias por cobrar son también una herramienta esencial en la detección de fraude interno y malversación de fondos. Algunas estafas comunes en las cuentas por cobrar se pueden prevenir con el uso de los libros auxiliares incluyen el solapado, cuentas por cobrar ficticias compensadas por ventas falsas, tomando prestado en contra de cuentas por cobrar utilizando las cuentas como garantía, y posicionando el pago de un cliente a la cuenta de otro cliente para disimular el robo. "Los controles internos de una empresa deben ser implementados para prevenir o detectar tales prácticas", asevera Norris; "que incluye el uso adecuado y la revisión de los libros auxiliares".

    Gestión de proyectos

    Los propietarios de pequeñas empresas también utilizan las cuentas auxiliares para administrar las cuentas por cobrar de acuerdo a proyectos específicos. "Tengo clientes músicos que escriben música para varias emisoras", señala Norris; "Sus libros de cuentas por cobrar no solo se dividen por cliente, sino también por los espectáculos que los clientes contratan para componer música. En tales casos, la empresa puede realizar un seguimiento de los clientes que les deben dinero, y para qué trabajo".

    Envejecimiento de libros auxiliares

    El envejecimiento de las cuentas subsidiarias es un método de contabilidad utilizado por las empresas para medir la fiabilidad del cliente y el seguimiento de las cuentas en mora. El informe de envejecimiento muestra hace cuánto tiempo los clientes te están debiendo dinero, cuánto y quién está pasado de la fecha de pago. "Los libros auxiliares de cuentas subsidiarias por cobrar y el envejecimiento son cruciales para la gestión adecuada de las cuentas por cobrar de una empresa", comentó Norris: "Si no tienes libros auxiliares, no puedes tener ningún detalle de qué cliente se está demorando en el pago". Por ejemplo, el envejecimiento de tus cuentas subsidiarias por cobrar puede ayudar a determinar la cantidad de cuentas a pagar que tienen más de 30, 60 o 90 días de edad.

    Otros beneficios

    Otro uso para las cuentas subsidiarias por cobrar tienen como meta ayudar a establecer un grupo demográfico más beneficioso y enfocar consumidores. "Una vez que tengas control sobre tu libro auxiliar", dijo Norris, "los softwares de contabilidad actuales pueden proporcionar información esencial para ayudarte con la gestión de tu negocio". Los libros auxiliares se usan para determinar qué región geográfica está pagando más actualmente, qué grupo etáreo es el más fiable en las remesas, o qué industria de las que estás manejando genera la mayor parte de tu flujo de efectivo.

    Créditos de las fotos

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