¿Qué significa el Exento 1099?

Escrito por Ruth Mayhew | Traducido por Gerardo Núñez Noriega
Mantén tus registros de exento 1099 separados de los registros de empleados regulares para evitar problemas fiscales.

Mantén tus registros de exento 1099 separados de los registros de empleados regulares para evitar problemas fiscales.

Puedes prevenir papeleos de última hora organizando tu exento 1099 de contratistas independientes por separado de los empleados de tu compañía. La confusión para determinar quién califica como contratista independiente y quién como empleado de la compañía es algo que no querrás dejar a hasta el término del año fiscal.

Contratistas independientes

Las compañías que emplean contratistas independientes y les pagan más de US$600 en un año calendario, deben proveer una Forma 1099 al final del año como prueba de que la compañía ha reportado el ingreso del contratista al Servicio de Rentas Internas. La información que la compañía usa para generar los 1099 de fin de año vienen de la Forma W-9 del IRS, la cual requiere el nombre del contratista, estructura organizacional y el número de identificación fiscal o número de seguridad social. Las Formas W-9 no son para los empleados de la compañía, quienes en cambio deben completar una Forma W-4.

Justificación de la 1099

El IRS publica normas que ayudan a las empresas a determinar a una persona como contratista independiente. Las diferencias entre un contratista independiente y un empleado — y, por lo tanto, quién llena un formulario W-9 frente a quién llena un formulario W-4 — yacen en tres áreas específicas de la relación de trabajo. El tipo de relación entre un contratista independiente y la compañía no tiene que ser similar a una relación empleador-empleado. Es decir, la empresa no le brinda a los contratistas independientes las ventajas o beneficios otorgados a los empleados. El acuerdo económico entre las dos partes debe basarse estrictamente en una relación contratista-cliente independiente; es decir, el contratista factura al cliente por el trabajo realizado con las tasas habituales o a un precio que el contratista y la compañía acordaron previamente. El contratista no recibe un sueldo como el de un empleado y la compañía no retiene impuestos de los pagos hechos al contratista. El aspecto del comportamiento de una relación contratista-cliente independiente debe ser una de confianza en las capacidades del contratista, y el contratista debe tener control de la manera en la cual realiza el trabajo. Siempre y cuando la compañía y el contratista independiente cumplan los requisitos bajo los tres aspectos de la relación, está justificado que la compañía solicite un W-9 y emita una Forma 1099 de fin de año.

Exento: nómina e impuestos de ingresos

Los contratistas independientes están exentos de retener una suma y la compañía no es responsable de remitir impuestos sobre la nómina a nombre de los contratistas independientes exentos por 1099. Muchas compañías no se refieren a sus contratistas independientes como "Exentos 109" ya que las compañías suelen saber que, si un contratista independiente no es pagado de manera similar a un empleado, el beneficiario está exento de retención de impuestos, así como de los impuestos sobre la nómina que la empresa paga a nombre de un empleado.

Exentos: retención adicional

Además, los beneficiarios de tu empresa pueden considerarse exentos de la retención adicional. Cuando un contratista está exento de la retención adicional, indica que no tú retienes los pagos que podrían estar sujetos a impuestos, tales como regalías, intereses, dividendos, pagos de no-empleados y otros pagos específicos listados en la Forma W-9. El contratista está obligado a dar fe de la veracidad de las declaraciones de que no está sujeto a la retención adicional y es por lo tanto un beneficiario exento.

Organización

Aunque el término exacto "Exento 1099" no se utiliza comúnmente para referirse a contratistas independientes, los términos '1099' y 'exentos', significan juntos un negocio o relación de trabajo que no es una relación empleador-empleado. En consecuencia, las facturas a tu empresa emitidas por un contratista independiente deben ser procesadas ​​como cuentas por pagar y no como una cuenta de nómina, incluso si el contratista está realizando tareas similares a las de un empleado. La distinción entre las cuentas por pagar y las cuentas de nómina es fundamental; mezclar las dos puede generar obligaciones fiscales que tu empresa no tiene y corres el riesgo de pasar por alto obligaciones fiscales a las cuales tu empresa sí está sujeta.

Créditos de las fotos

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