¿Qué resume la declaración de retenciones del salario de un trabajador?

Escrito por John Lister | Traducido por Carmen Maria Garcia
En una declaración de retenciones, se detallan los impuestos al ingreso del trabajador que la empresa envía a las autoridades recaudadoras.

En una declaración de retenciones, se detallan los impuestos al ingreso del trabajador que la empresa envía a las autoridades recaudadoras.

Una declaración de retenciones de nómina es un aviso que hace el empleador al empleado o a la oficina recaudadora de impuestos donde se detalla que se han retenido impuestos del salario del trabajador. El término se relaciona más comúnmente con el formato W-2 que resume las retenciones hechas a un empleado individualmente durante el año.

Concepto

Retención significa que un empleador debe tomar parte de los ingresos de un empleado y enviarlos a los departamentos de recaudación federales y estatales para cubrir obligaciones de impuestos, como los ingresos, el seguro social y el seguro médico. Se sigue este procedimiento en vez de entregar al trabajador su salario completo y esperar a que pague el total de impuestos que le corresponden al terminar el año. La cantidad retenida es una estimación proporcional de los impuestos que generará, con base en los ingresos del empleado y su categoría como contribuyente. No es necesariamente la cantidad de impuestos que en realidad le corresponde, ya que puede haber otras actividades financieras del empleado, como inversiones u otros ingresos. Un empleado llena un formulario de devolución de impuestos o hace un pago adicional o recibe un reembolso al terminar el año para compensar la diferencia.

Depósitos

Un empleador normalmente debe depositar el dinero retenido en la cuenta de las autoridades recaudadoras federales por medio de una transferencia electrónica. Esto se hace cada mes o cada quincena, dependiendo de las cantidades involucradas. A los empleadores que pagan una cantidad muy baja por concepto de salarios totales se les puede permitir que paguen al terminar cada trimestre.

Declaraciones

En todos los casos, el empleador debe llenar una solicitud de devolución de impuestos sobre la renta trimestralmente. Esta devolución cubre las utilidades generadas por el empleador y las obligaciones de impuestos resultantes, a la vez que también detalla las cantidades que el empleador ha retenido y depositado. Los empleadores también deben detallar las retenciones individuales en todos los comprobantes de nómina que se entregan a los empleados. Las retenciones deben aparecer en una lista junto con otras deducciones, como las aportaciones para el retiro o fondos de ahorro.

W-2

La declaración de retenciones de nómina más destacada es la W-2. Este formulario detalla los salarios anuales y otros pagos que el empleador hace a una persona particular, junto con las retenciones por concepto de impuestos federales, estatales y locales. Se entregan copias de estos formularios al empleado y a las autoridades recaudadoras correspondientes. El formulario permite que el empleado verifique si se han hecho las retenciones correctamente y también ayuda al empleado a llenar su solicitud de devolución de impuestos, si es su caso. Finalmente, permite que las autoridades comprueben que la información de la lista de devoluciones de impuestos es correcta.

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