¿Qué puedo hacer si pagué de más a los empleados?

Escrito por Ciaran John | Traducido por Alejandro Cardiel
Aunque las leyes varían en cada estado, por lo general tienes el derecho de recuperar los pagos excesivos de salario.

Aunque las leyes varían en cada estado, por lo general tienes el derecho de recuperar los pagos excesivos de salario.

Procesar la nómina puede resultar difícil si tienes empleados cuyas horas de trabajo cambian de semana en semana o si decides cambiar la tarifa de pago por horas durante un ciclo de pago. Además de los problemas causados por malos cálculos, simples errores de escritura en ocasiones pueden hacer que se pague de más a los empleados. En la mayoría de las veces, tienes el derecho de recuperar los pagos excesivos, pero las leyes para recuperar los salarios varían de estado en estado.

Notificación

El primer paso para recuperar un pago excesivo de salarios usualmente implica notificar al empleado que ocurrió el error en el pago. Algunos empleados pueden notar el pago excesivo y avisarte antes de que lo detectes, mientras otros pueden no avisarte o decidir aceptar el dinero sin comentarios. Además de ser cortés con los empleados, debes avisarle a los empleados sobre los pagos excesivos porque las leyes estatales exigen que les des un aviso antes de hacer algún intento de recuperar los fondos. Debes mantener registros de nómina para tener evidencia documental para respaldar tu reclamo. Podrías meterte en problemas legales si tratas de reclamar salarios cuando no tienes evidencia de que ocurrió el pago en exceso.

Deducciones

En algunos estados, como en Indiana, puedes deducir el dinero del siguiente pago del empleado para recuperar el pago excesivo. No tienes que conseguir el consentimiento del empleado, pero tienes que darle un aviso con dos semanas de anticipo. Además, las cantidades de deducción son limitadas por cada pago de nómina, por lo que puedes tener que recuperar un gran pago indebido a través de una serie de pagos. En Maine, si un empleador paga de más a un empleado por menos del 15 por ciento, el empleador no puede retener más del 10 por ciento de cada pago subsiguiente durante el proceso de recuperación. Sin embargo, si el empleado aceptó a sabiendas el pago de más o éste excedió el 15 por ciento de su nómina regular, el empleador puede exigir el reembolso completo a través de depósito directo o un cheque.

Opciones

En algunos estados, como en Oregon y Washington, no puedes simplemente deducir de pagos futuros sin llegar a un acuerdo con tu empleado sobre la mejor manera de recuperar los fondos. En Washington, un empleado debe consentir la deducción de su nómina, aunque también puede reembolsar el dinero con un cheque. En Oregón, no existen leyes que rijan el procedimiento para recuperar el pago excesivo de salario, pero si un empleado se rehúsa a reembolsar el dinero, puedes demandarlo. En Washington, puedes referir al empleado a una agencia de cobro o llevarlo al tribunal si se rehúsa a reembolsar el dinero. Las leyes de Texas no cubren explícitamente el tema de la recuperación de pagos excesivos, por lo que los empleadores normalmente obtienen el consentimiento del empleado antes de hacer deducciones de pagos futuros.

Consideraciones

Como empleador, tienes que apegarte a las leyes federales y estatales sobre el salario mínimo. No puedes deducir del pago de nómina de un empleado si la deducción produce una tarifa de pago por debajo del salario mínimo, aunque algunos empleados están exentos de las leyes del salario mínimo. En algunos estados, como en Washington, puedes recuperar no sólo el pago excesivo, sino que puedes también cobrar intereses si el empleado no reembolsa el dinero dentro de 30 días de la solicitud de reembolso. Por lo tanto, un pago excesivo podría finalmente resultar más costoso para un empleado que para el empleador.

Créditos de las fotos

  • Jupiterimages/Stockbyte/Getty Images