Qué pasos seguir antes de aprobar una factura para su pago

Escrito por D. Laverne O'Neal | Traducido por Ana Grasso

Sería excelente que todas las cuestiones de negocios fuesen conducidas en base a la confianza. Los vendedores y proveedores enviarían facturas por la cantidad exacta de horas trabajadas o por la tarifa acordada para el proyecto. Desafortunadamente, por distracción o mala intención, las facturas que llegan a tu escritorio pueden no ser precisas, estar duplicadas o incluso ser fraudulentas. Consecuentemente, las facturas deben ser revisadas cuidadosamente antes de ser aprobadas. Construir una lista de elementos a tener en cuenta para la aprobación de facturas ayuda a resguardar tu negocio de errores de pago.

Verifica la descripción del trabajo realizado para asegurarte de que refleje lo que fue completado. Algunos comerciantes podrían facturar trabajos que aún no han sido completados. Aún peor, podría que encuentres trabajos en la factura que ya fueron pagados en otra factura.

Verifica con el administrador o jefe del proyecto para asegurarte de que el trabajo haya sido completado satisfactoriamente. Si un comerciante arruinó una tarea, se recomienda que retengas el pago hasta que el mismo haya realizado según el estándar correcto.

Observa las fechas que aparecen en los elementos de la factura. Verifica aquellas fechas con las fechas en otras facturas para evitar que se te cobre por el mismo trabajo dos veces.

Observa el nombre, dirección y número de identificación impositivo del comerciante para asegurarte de que combine con los papeles del contratista. Si alguna parte de la información no concuerda, ponte en contacto con el vendedor para recibir una explicación. Cualquier cambio de nombre del comerciante o su dirección es información crucial. Pero siempre hay una posibilidad de que el vendedor esté involucrado en juegos financieros malintencionados. Aunque puede que no sea tu responsabilidad tomar acciones en tal situación, es mejor estar advertido de antemano.

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