¿Qué pasa cuando dejas de pagar impuestos sobre nómina de los empleados?

Escrito por Grace Ferguson | Traducido por José Alcázar.
A la mayoría de los empleados se les debe retener impuestos federales y locales en sus cheques de pago.

A la mayoría de los empleados se les debe retener impuestos federales y locales en sus cheques de pago.

Como propietario de un pequeño negocio, debes retener impuestos federales y los impuestos estatales y locales aplicables en los cheques de pago de tus empleados, a menos que el empleado esté exento de pagar el impuesto. También se supone que pagues todos los montos retenidos a la respectiva agencia administrativa en el plazo requerido. Debido a que estas son retenciones obligatorias, el incumplimiento en remitir los impuestos retenidos a las autoridades fiscales acarrea severas consecuencias.

Tipos de impuestos

Normalmente se supone que retengas impuestos federales a los ingresos, impuestos al Seguro Social e impuesto para Medicare en los salarios de tus empleados y los pagues al Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés), por lo general quincenal o mensualmente. La Circular E del IRS explica los tipos de retenciones federales que debes hacer en los salarios de los empleados y cómo remitir tus pagos y presentar los informes relativos. Las leyes estatales varían, por lo que harás las deducciones de impuestos estatales y locales con base en la agencia de impuestos estatal o los requerimientos del tasador local de impuestos. En la mayoría de los casos, los empleadores requieren retener al menos impuestos estatales a los ingresos del pago de sus empleados.

Castigos por retraso

De acuerdo a las normas de 2012, si no pagas a tiempo impuestos federales retenidos el IRS cobra una multa por incumplimiento en el depósito con base en el número de días que se haya retrasado el pago. Por ejemplo, si pagas con un retraso de uno a cinco días, el IRS puede imponer un 2% de multa sobre el total de impuestos debidos. La multa se incrementa al 5% en pagos con un retraso de 15 días y a un 10% en pagos con 16 días o más de retraso. Debes tomar en cuenta que si subcontratas tus deberes referentes a los impuestos sobre nómina a un proveedor de servicios de nómina, el IRS te considerará responsable por los errores en los impuestos que cometa la tercera parte. Tenemos entonces que eres legalmente responsable por todos los impuestos, multas e intereses que se cobren si la tercera parte no hace pagos a tiempo. Por todo lo anterior, debes verificar siempre dos veces el trabajo del proveedor si subcontratas tus deberes referentes a los impuestos sobre nómina.

Multa del 100%

La Sección 6672 del Código de Impuestos Internos permite que la agencia cobre a cualquier "parte responsable" que se niegue a cobrar y pagar impuestos comisionados por el gobierno federal, o deje de hacerlo, una multa de responsabilidad personal del 100%. La persona responsable puede ser un funcionario corporativo o alguien que controle las finanzas del empleado o cuya firma esté autorizada en la cuenta de nómina. Al final, si eres el responsable por el incumplimiento de tu compañía con el pago de impuestos retenidos, eres personalmente responsable por el pago del monto total al IRS. Debes tomar en cuenta que la agencia considera el incumplimiento con el pago de impuestos retenidos como un robo a los empleados que trabajan para la compañía, incluso si un apuro financiero te condujo a pedir prestado el dinero para pagar las obligaciones presentes.

Castigos civiles y criminales

El proceso de retención funciona como sigue: tú retienes el impuesto, luego pagas y presentas el informe respectivo. También presentas formularios W-2 para cada respectivo empleado con la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) y las agencias estatales y locales relacionadas. La SSA envía los datos W-2 al IRS. También entregas a los empleados copias de sus formularios W-2 de modo que puedan declarar sus impuestos. Si no sigues este patrón, el empleado va a enfrentar probablemente problemas durante la temporada fiscal, y podría también llamar a la agencia para informar sobre el problema. Independientemente de la fuente de la información, la agencia investiga todos los asuntos concernientes al incumplimiento en la retención, en el pago y en la presentación de informes sobre los impuestos retenidos. Al final puedes enfrentar intensas auditorías y multas por no informar. La agencia puede también imponer un gravamen sobre tus activos y someterte a un proceso, lo cual puede resultar en prisión y multas.

Castigos estatales

Los castigos impuestos por no pagar las retenciones de impuestos estatales varían. Por ejemplo, en Illinois un empleador es responsable por pagar todos los impuestos a los ingresos de los empleados, más multas e intereses aplicables incluso si no retuvo los impuestos estatales a los ingresos a sus empleados. En Georgia en 2012 la multa por pago retrasado de los impuestos estatales a los ingresos era de US$25 más 5% mensual o una fracción de los impuestos no pagados que ascendía al 25% más US$25. Además, Georgia tiene una multa por incumplimiento en la retención de US$10 trimestral por cada empleado por el cual el empleador no haya presentado un informe. Algunos estados imponen castigos a los proveedores de servicios de nómina que no cumplan con el pago de impuestos retenidos y la presentación de los informes relativos en nombre de sus clientes.

Créditos de las fotos

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