¿Qué hace un recepcionista coordinador de citas?

Escrito por Amber Keefer | Traducido por Gloria Soto
Las tareas telefónicas son algunas de las muchas funciones que un recepcionista coordinador de citas realiza.

Las tareas telefónicas son algunas de las muchas funciones que un recepcionista coordinador de citas realiza.

La mayoría de los trabajos de un recepcionista coordinador de citas implica la interacción con el público. Aunque el trabajo consiste básicamente en la programación de citas por teléfono, en persona o por vía electrónica, este tipo de posición a menudo requiere que realices otras tareas administrativas. Aunque los recepcionistas coordinadores de citas se emplean en la mayoría de las industrias, muchos trabajan en el campo de la salud.

Funciones

Las tareas principales de un recepcionista coordinador de citas incluyen contestar el teléfono, programar y confirmar citas, tratar las preguntas de los que llaman y conceder la información que necesitan. Como recepcionista coordinador de citas, tu empleador también puede pedirte que recibas a los visitantes, recuperes mensajes de correo de voz, clasifiques y reenvíes el correo entrante y escribas la correspondencia. Como regla general, un recepcionista coordinador de citas trabaja sin supervisión, lo que requiere que seas confiable.

Requisitos del empleo

Para llevar a cabo el trabajo de un recepcionista coordinador de citas de forma competente, los empleadores generalmente requieren que los candidatos tengan mínimamente un diploma de estudios secundarios o su equivalente. Los recepcionistas coordinadores de citas reciben la mayor parte de su entrenamiento en el trabajo. El conocimiento de los procedimientos administrativos básicos, la experiencia en atención al cliente, las habilidades de tecleo y el conocimiento del uso de hardware y aplicaciones de software, son requisitos adicionales del empleo. Los recepcionistas que trabajan en un consultorio médico, normalmente deben tener un conocimiento de los sistemas de registros electrónicos. El trabajo también podría requerir la habilidad en la gestión del correo electrónico e Internet. Además, un recepcionista coordinador de citas debe mantener un alto nivel de confidencialidad para mantener en privado la información personal del que llama.

Habilidades

Un recepcionista coordinador de citas debe ser capaz de tratar efectivamente con el público y, por lo tanto, debe ser confiable, tener excelentes habilidades interpersonales (incluyendo las habilidades de comunicación verbal y escrita), tener la capacidad de trabajar en un entorno de oficina ocupado y actuar de una manera profesional. Además, la capacidad de realizar múltiples tareas, especialmente en situaciones de estrés, es un activo valioso para las personas que trabajan en cualquier tipo de entorno de oficina. Normalmente, el recepcionista coordinador de citas es el primer contacto entre el público y la organización, ya sea por teléfono o personalmente. En consecuencia, la buena impresión que dejas en las personas se refleja en la organización para la que trabajas.

Requisitos físicos

Un recepcionista coordinador de citas debe sentarse durante largos períodos de tiempo, lo cual hace que la postura adecuada sea esencial. Dado que el trabajo consiste en actividades sutiles de motricidad, como escribir y teclear, también debes tener una buena destreza con los dedos. Un recepcionista que programa las citas por teléfono debe escuchar bien, ya que los demás ruidos y distracciones de la oficina pueden, a veces, dificultar la audición y concentración cuando estás al teléfono. Del mismo modo, programar las citas en la computadora es una tarea que requiere una visión saludable.

Créditos de las fotos

  • Ryan McVay/Photodisc/Getty Images