¿Qué formularios de empleo son necesarios para una contratación?
Al contratar nuevos empleados, es importante que el departamento de recursos humanos les provea determinados formularios que son requeridos para la contratación. En Estados Unidos, un empleado debe llenar los formularios W-4 e I-9, o formulario de "Verificación de la Elegibilidad del Empleado". Los empleados también deben presentarle a sus empleadores un número de seguro social y, quienes no tengan uno, deberán llenar el formulario SS-5 para aplicar para recibir una tarjeta de seguro social.
Número de Seguro Social
Según el Servicio de Impuestos Internos, se requiere una tarjeta de seguro social. Los empleados deben proveer una copia origina de sus tarjetas de seguro social antes de comenzar a trabajar. Algunos empleadores esperan hasta el primer día de trabajo. El empleador debe verificar que cada nuevo empleado tenga un número de seguro social. La mayoría de los empleadores hacen una fotocopia de la tarjeta de seguro social del trabajador y la archivan.
Formulario I-9
Todos los ciudadanos y no ciudadanos de Estados Unidos deben completar un formulario I-9 o de "Verificación de Elegibilidad para el Empleo". Este documento prueba que tienen el derecho legal de trabajar en este país. El empleado debe completar su nombre, dirección, fecha de nacimiento y número de seguro social en el formulario I-9. El empleador verificará los permisos de trabajo emitidos para los extranjeros y luego escribirá el número del documento y su fecha de vencimiento. El documento debe estar firmado por el nuevo empleado y un representante de la empresa.
Formulario W-4
El formulario W-4 determina cuántos impuestos se retendrán del salario del empleado. Los empleados nuevos usan el formulario W-4 para reportar sus subsidios personales, que incluyen las deducciones que puede reclamar para sí, su cónyuge y sus dependientes o hijos. Cuantas más deducciones reclame un empleado, menos dinero se retendrá para impuestos del salario. Luego de reclamar sus deducciones, el empleado debe firmar y fechar el formulario W-4.
Formulario W-5
Un empleado tiene derecho de presentarse para los pagos de "Crédito por Ingreso del Trabajo por Adelantado" para los que califique. Para calificar, el empleado necesitará completar un formulario W-5. En 2010, un empleado podía reclamar el crédito si ganaba menos de US$35.535 (US$40.545 en una declaración conjunta) anuales y tenía al menos un dependiente menor de 19 años, según el Servicio de Impuestos Internos. Sin embargo, en 2010, un empleador podía acreditar a un empleado un crédito máximo por ingresos adelantados de US$1.830 sobre su sueldo.
Prueba de detección de drogas
El abuso de las drogas puede ser potencialmente costoso para los empleados. Las personas que consumen drogas suelen llegar tarde, faltar al trabajo, causar disturbios o robar. Por lo tanto, algunas compañías requieren pruebas de detección de drogas antes de la contratación de un empleado. Estas pruebas están diseñadas para evaluar cinco o 10 de las principales drogas callejeras, como marihuana (THC), cocaína, fenciclidina (PCP), opiáceos (como la codeína) y anfetaminas. Las pruebas de detección de drogas pueden ayudarle a los empleados a evitar contratar personas que tengan un problema de abuso de drogas. Los resultados de las pruebas de drogas suelen enviarse directamente a la compañía.