Qué escribir para aceptar formalmente una invitación a una reunión de trabajo

Escrito por Janice Tingum | Traducido por Daniela Laura Arjones

    Si has sido invitado a una reunión de negocios, empieza por un buen comienzo en el envío de una carta en la que formalmente aceptas la invitación. Una carta bien escrita demuestra tu profesionalismo e interés en la reunión. Si vas a asistir a la reunión en nombre de tu empresa, escribe la carta en papel con membrete de tu oficina. Mantén la carta breve y cordial. Una carta formal no tiene por qué ser congestionada. Utiliza palabras cortas y frases.

    Formato

    Mientras que una carta de negocios puede ser escrita en una variedad de formatos, el estilo de bloque es el más común. Alinea los elementos de la carta con el margen izquierdo y cuerpo de la carta con espacio sencillo con doble espacio entre párrafos. Escribe la fecha unas líneas debajo de la cabecera. Haz doble espacio y escribe el nombre y la dirección del destinatario. Incluye el título del destinatario. Haz doble espacio y escribe "Estimado", seguido por el título formal del beneficiario y apellido del destinatario y dos puntos. Por ejemplo: "Estimado Sr. Pérez:" o "Estimado Dr. Pérez:".

    Agradecer

    Agradece a la persona por la invitación en la primera frase de tu carta, mencionando algunos detalles sobre la reunión. Por ejemplo: "Gracias por la invitación para reunirme con usted en su oficina el 03 de octubre a las 2 de la tarde". Mostrando gratitud estableces un tono positivo para la reunión y le dices al destinatario que aprecias el tiempo y el esfuerzo que está haciendo para reunirse contigo. Mencionar el lugar, fecha y hora de la reunión confirma tu comprensión de la logística de la reunión y da al receptor la oportunidad de aclarar cualquier malentendido acerca de los preparativos.

    Aceptación

    Indica tu aceptación de la invitación en la segunda frase. Por ejemplo: "Me dirijo a aceptar su invitación y esperamos poder reunirnos con ustedes". No usar palabras floridas o brotadas en la invitación. Puedes expresar entusiasmo por el encuentro, pero en un tono profesional. Una respuesta más entusiasta, por ejemplo, puede indicar que estás interesado en reunirte con él para hablar de tu próximo proyecto. Si no hay más detalles que mencionar, puedes firmar y enviar la carta de aceptación.

    Detalles

    Inicia un nuevo párrafo para abordar los detalles de la reunión. Es posible indicar qué documentos vas a llevar o mencionar una o dos ideas clave de las que esperas hablar. Por ejemplo: "Estoy interesado en aprender más acerca de su idea de incrementar los ingresos a través de ventas por Internet. He estado investigando los datos de ventas y espero compartir mis hallazgos". Concluye la carta con un comentario positivo, como por ejemplo: "Seguro será una reunión productiva". Doble espacio después del párrafo. Escribe "Atentamente", seguido de cuatro espacios y tu nombre escrito.

    Créditos de las fotos

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