Qué es una auditoria previa

Escrito por Forest Time | Traducido por Cesar Daniel González Ménez

El término auditoria describe el proceso en el que se examinan los registros financieros de una empresa o persona para la exactitud. Esto es a menudo un proceso de alto riesgo, por ejemplo, una auditoria realizada por el Sistema de Rentas Internas, que encuentra un negocio que no paga los suficientes impuestos puede tener graves repercusiones financieras y legales. Una auditoria previa es la primera parte del proceso de ésta.

Definición básica

Un auditoria previa es el primer paso en el proceso de la misma. Durante ésta, una empresa o los documentos contables de individuales se examinan para asegurar que toda la información es correcta antes de que la empresa o persona se someta a una auditoria oficial. El proceso de la auditoria previa puede llevarse a cabo por los empleados de la empresa que la realizan, o la empresa puede contratar a una organización independiente para examinar sus finanzas. La auditoria previa puede utilizarse para describir tanto una sola instancia de revisión inmediatamente anterior a una auditoria oficial, así como el proceso continuo de monitoreo de las finanzas en todo el año.

Segregación de funciones

De acuerdo con el Departamento de Servicios Administrativos de Nebraska, uno de los aspectos más importantes de un proceso general de auditoria previa es la separación de funciones en lo que respecta a las finanzas. Por ejemplo, los cheques de nómina deben ser emitidos por un empleado diferente que el que aprueba las tarjetas de tiempo y de dinero en efectivo que no debe ser depositado por el mismo empleado que equilibra estados de cuenta bancarios. En pequeñas organizaciones en las que esto no sea posible, las finanzas se comprobarán regularmente por la administración. La supervisión adecuada o segregación de funciones disminuirá la probabilidad de abuso o mala conducta intencional o no intencional.

Tipos de transacciones

Los tipos de transacciones que deben ser examinados en una auditoria previa varían según el tipo de negocio que realiza la revisión y de las leyes estatales y federales para la que una empresa está sometida. Por ejemplo, el manual de la auditoria previa del sistema de la Universidad de Wisconsin sugiere que los auditores previos de revisan las transacciones tales como los gastos de viajes, gastos de reuniones, pagos por servicios personales, facturas, cheques y los impuestos pagados. El Departamento de Servicios Administrativos de Nebraska estipula que todas las transacciones marcadas "sensibles" o con un valor de más de US$1.500 debe ser revisado como parte de una auditoria previa.

¿Por qué hacer una auditoria previa

Lo más importante, la auditoria previa les da a las empresas la oportunidad de recuperar y corregir errores contables por cuenta propia antes de ser capturados por un organismo de auditoria independiente, como el IRS. Esto puede disminuir la probabilidad de que un organismo de auditoria asuma que los errores contables son intencionales e ilegales en lugar de errores honestos. Además, la participación en las prácticas de la auditoria previa durante todo el año ayuda a las empresas a tener una imagen clara de su situación financiera en un momento dado.