¿Qué es la contabilidad basada en fondos?

La contabilidad basada en fondos es un sistema de contabilidad ampliamente utilizado en entidades no empresariales, tales como asociaciones sin fines de lucro, agencias gubernamentales, iglesias, hospitales y colegios y universidades. Difiere de la contabilidad empresarial tradicional, que hace hincapié en la identificación de cuán exitosa una entidad ha sido en la creación de activos. Dado que las asociaciones sin fines de lucro y los gobiernos no persiguen tal fin, un método alternativo de contabilidad les otorga un enfoque que se ajusta más al seguimiento e informe de sus finanzas.

Categorías separadas

En su núcleo, este sistema sirve para descomponer una organización en distintas series de fondos separados. Cada uno de ellos es examinado de forma individual, de modo que tenga su propia hoja de balance. Esto contrasta con el método tradicional de contabilidad, que mide las finanzas de una entidad como un todo. Los principios de contabilidad generalmente aceptados, un conjunto estándar de principios, directrices y reglas utilizadas en los Estados Unidos, requieren que los gobiernos utilicen la contabilidad basada en fondos. Esto significa que las finanzas de un gobierno municipal, por ejemplo, sean desmembradas en diferentes fondos, tales como obras públicas, policía y recreación.

Restricciones de seguimiento

La contabilidad basada en fondos permite a los grupos administrar las diversas fuentes de ingresos que reciben y controlar las restricciones a menudo unidas a dichos ingresos. Al descomponer las finanzas de la entidad en fondos apropiados, este sistema permite a las organizaciones mantener los ingresos que recibe en las categorías adecuadas y evitar que esos ingresos se gasten en gastos inapropiados. Por ejemplo, los ingresos fiscales de un gobierno por lo general pueden sólo destinarse para la financiación de determinados servicios. Del mismo modo, las organizaciones sin fines de lucro a menudo reciben donaciones con usos restringido, como para la construcción de un edificio en particular o para el desarrollo de las operaciones de un programa específico.

Evaluación

La contabilidad basada en fondos provee a las organizaciones de las herramientas para considerar cuán bien funcionan para alcanzar sus metas. En el caso de asociaciones de caridad sin fines de lucro, por ejemplo, el sistema otorga una visión del éxito relativo de la organización en la tarea de brindar el servicio para el cual fue creada. Ayuda a identificar las fuentes de ingresos de las organizaciones, y muestra cuán eficiente la organización es para transformar esos recursos en gastos que vayan en consonancia con sus aspiraciones. La contabilidad basada en fondos destaca las áreas de fortaleza y de debilidad, y documenta los activos y las deudas de la organización. Al igual que la contabilidad empresarial, otorga transparencia frente a auditorías externas, sean por parte de donantes o contribuyentes.

Planeamiento

Este sistema no sólo muestra la situación financiera actual de una organización frente a auditorías externas, sino que también permite que los encargados de tomar las decisiones de la organización puedan realizar planes a futuro. Por un lado, demuestra si es que una organización tiene fondos disponibles que se puedan utilizar para progresar. También indica el tipo y el tamaño de los ingresos que se esperan para un año determinado, informando el presupuesto para el próximo año, y provee con contexto a los administradores y otras personas que piensan lo mucho que pueden lograr en un año determinado.