Qué características buscar en una recepcionista

Escrito por Maria Christensen | Traducido por Lucia Ayala

Las recepcionistas a veces son llamadas las directoras de las primeras impresiones, y aunque el título es sobre todo gracioso, también es bastante exacto. Una recepcionista es la primera persona que los visitantes encuentran en la mayoría de las empresas, ya sea en persona o por teléfono, por lo que es importante que el papel sea cumplido por alguien que sea profesional y agradable.

Habilidades comunicativas

La característica más importante de cualquier recepcionista son excelentes habilidades de comunicación. La capacidad de hablar bien y transmitir información de manera clara es vital. Una recepcionista también debe ser una buen oyente, capaz de entender y responder a las necesidades y pedidos de los clientes. La posición a menudo implica un alto grado de contacto con el cliente, por lo que una personalidad extrovertida es una buena característica que debes buscar. Alguien que disfruta de interactuar con una variedad de personas, que valora un buen servicio al cliente y es útil es una buena opción para un puesto de recepcionista. Las recepcionistas suelen tomar mensajes, así que la buena escritura, habilidades de tipeo y la capacidad de escribir con claridad, también son importantes.

Aspecto y comportamiento

Incluso en una oficina casual, la recepcionista debe presentar un aspecto pulido. La vestimenta profesional en una oficina más formal, o un aspecto prolijo con buen arreglo personal en un ambiente menos formal, transmite competencia. Busca a alguien que sonría con facilidad y con frecuencia, y que sepa cuándo es o no es apropiado reír moderadamente durante la entrevista. El buen contacto visual puede transmitir un interés genuino en los demás. Los clientes son a veces difíciles o no están felices, por lo que la paciencia y la capacidad de mantener la calma bajo presión, son rasgos necesarios para una recepcionista.

Flexibilidad

Las recepcionistas a menudo manejan una amplia gama de tareas y hacen frente a una variedad de personas, por lo que la flexibilidad y la capacidad de adaptarse a nuevas situaciones es muy útil. Las habilidades de multitarea y de gestión del tiempo son cruciales en una oficina ocupada. Alguien que no esté nerviosa con varias líneas de teléfono llamando, solicitudes de correo electrónico y clientes esperando en la recepción, estará bien en esta posición. Un alto grado de organización y atención a los detalles es necesaria para cumplir con éxito las demandas de competencia, y una candidata que trae un curriculum vitae, referencias e identificación a una entrevista y ha hecho obviamente una investigación sobre la empresa, en base a preguntas y respuestas de la entrevista, presenta tales rasgos.

Competencias profesionales

Es útil que las recepcionistas tengan un conjunto de habilidades que incluyen la competencia y la comodidad con la tecnología básica, incluyendo el uso de software estándar de oficina y máquinas básicas, tales como fotocopiadoras y máquinas de franqueo. Es aún más útil contratar a alguien que tenga la ambición y empuje para adquirir más habilidades y aprender nuevas tareas. Busca a alguien que pregunta o muestra interés en la formación y las oportunidades de progreso de la empresa.

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