Por qué necesitas un formulario W-9

Escrito por Gail Sessoms | Traducido por Enrique Pereira Vivas

El Servicio de Impuestos Internos ofrece un formulario W-9, Solicitud de Identificación del Contribuyente y Certificación, para que las empresas soliciten números de identificación fiscal de las personas involucradas en el negocio, en determinadas transacciones reportables. Las entidades empresariales y algunos individuos que están obligados a presentar declaraciones informativas ante el IRS necesitan el número de identificación del contribuyente para informar las actividades financieras con el IRS.

Declaración de información

El IRS define a un solicitante como un negocio o persona que está obligado a presentar una declaración informativa. El beneficiario es la persona obligada a prestar su TIN al solicitante. El IRS requiere que los solicitantes notifiquen las transacciones comerciales específicas en las declaraciones informativas y proporcionen los estados de resultados a las partes involucradas en esas transacciones. El IRS mantiene una lista de los diferentes tipos de declaraciones de información y una lista de las transacciones reportables, incluyendo la cancelación de la deuda, las aportaciones a las cuentas de retiro individuales y las transacciones de bienes raíces. El IRS también requiere que los beneficiarios completen el formulario proporcionado por los solicitantes si el formulario es similar al W-9. El IRS requiere que los beneficiarios presenten el formulario W-9 a los solicitantes voluntariamente en ciertas situaciones.

Personas estadounidenses y el TIN

El uso del formulario W-9 se limita a las personas de Estados Unidos que el IRS define como un ciudadano de EE.UU. o extranjero residente, cualquier patrimonio nacional o fideicomiso, y una asociación, empresa o corporación creada en los EE.UU. y organizada bajo sus leyes. El TIN para los extranjeros residentes es el número de Identificación Personal del Contribuyente del IRS o ITIN (por sus siglas en inglés) que se introduce en el cuadro de número de Seguro Social. Un propietario único puede usar su número de identificación patronal, que se conoce como un EIN (por sus siglas en inglés) o su número de Seguro Social, el cual es preferido por el IRS. La entrada del TIN adecuado varía en función del tipo de entidad de negocio. El mal uso o de la divulgación de un TIN de un solicitante es una violación de la ley federal.

Certificación

Un negocio o solicitante podrá proporcionar al beneficiario el formulario W-9 para la certificación de que el TIN del beneficiario es correcto o que el beneficiario lo ha solicitado y está esperando la asignación del número. El formulario se utiliza para certificar que el beneficiario no está sujeto a retención o para certificar la reclamación del beneficiario de la exención de la retención adicional. Un solicitante puede solicitar la certificación de la condición del beneficiario como una persona de EE.UU. que es un beneficiario exento de las transacciones financieras con un socio extranjero. Un beneficiario que no presente el formulario W-9 arriesga la suposición de que él es una persona extranjera que debe pagar impuestos de retención.

Actualización de información y sanciones para el beneficiario

El IRS requiere que los beneficiarios notifiquen a las empresas pertinentes de los cambios en el estado del beneficiario exento. Un beneficiario que opta por cambiar de una corporación C a una corporación S, y que recibe ingresos declarables, podría ser obligado a proporcionar la información actualizada a las empresas si su estado de exención de impuestos cambia o si el TIN o el nombre de una cuenta cambia. El IRS evalúa las sanciones por el incumplimiento de un beneficiario de proporcionar un TIN correcto al solicitante. Las sanciones incluyen US$50 por cada omisión intencional, una multa civil de US$500 por el suministro de una información falsa que afecta a la retención adicional y una sanción penal que incluyen multas y penas de prisión por falsificación dolosa de la información.

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