¿Por qué el libro mayor de cuentas por pagar exige un libro auxiliar?

Escrito por Tara Kimball | Traducido por Martin Santiago

En el libro mayor de cuentas por pagar se lleva un seguimiento de todos los gastos en los que ha incurrido tu empresa y que aún deben ser pagados. Si tienes un gran volumen de actividad por pagar, los detalles se pueden perder fácilmente en un libro mayor estándar. Aunque no se requiere un libro auxiliar, puede ser útil para mantener el libro mayor libre de desorden y confusión en las transacción. Comprender la función y los beneficios de un libro auxiliar puede ayudarte a determinar si es o no ideal para tu negocio.

Libro auxiliar

El libro auxiliar contiene información detallada de las transacciones de una cuenta representadas en forma sintetizada en el libro mayor. Los detalles de una cuenta de alto volumen, incluida la información que los analistas financieros de primer nivel y los contadores no necesitan, pueden abrumar el libro mayor general. El libro auxiliar proporciona un lugar para el detalle de la transacción de modo que el libro mayor solo incluya un resumen de la información.

Cuentas por pagar

La cuenta de cuentas por pagar es una cuenta de gran volumen para algunas empresas. Cuando se quiere reducir el volumen de transacciones y el nivel de detalle en el libro mayor, un libro auxiliar para tus cuentas por pagar puede contener esta información. Actualiza el resumen de las cuentas por pagar en tu libro contable diaria o semanalmente o con la frecuencia que requiera tu negocio.

Información de resumen

Cada actualización anotada en el libro mayor de cuentas por pagar refleja el total de la actividad de las transacciones para el período que ha transcurrido desde la última actualización. Añade los créditos en la cuenta y crea un asiento para registrar los créditos totales en el libro mayor. Repite este proceso para las transacciones de débito. Ten en cuenta la entrada en el libro auxiliar para rastrear dónde detuviste tus cálculos. Una marca o anotación al margen del libro es aceptable si utilizas un libro escrito. Los libros de contabilidad computarizados harán un seguimiento de las actualizaciones de forma automática.

Seguridad

El libro auxiliar restringe el acceso a la información detallada, lo que garantiza que solo las personas que trabajan regularmente con el libro mayor pueden manipular la información. Esto reduce el riesgo de errores y entradas inexactas. Cuando el libro mayor de cuentas por pagar es accesible para todo el departamento de contabilidad, el riesgo de un dato inexacto que altere el balance puede crear grandes deficiencias en los informes. El libro auxiliar se respalda con copias de las facturas, estados de cuenta y cualquier otra documentación necesaria para la declaración de impuestos y auditorías.

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