9 consejos para escribir cheques

Escrito por Cynthia Measom | Traducido por Alejandro Moreno

Los cheques son un tipo de pago vulnerable a ataques de fraudes, de acuerdo con información publicada en el sitio web de Stop Check Fraud. Esto es porque los cheques pueden alterarse o falsificarse fácilmente por personas dentro o fuera de tu organización. Como propietario de una pequeña empresa que use cheques de papel, es crucial que utilices prácticas seguras y meticulosas para escribir cheques para protegerte del fraude y de los errores de contabilidad que involucren a los cheques de tu empresa.

Tipo de pluma que debe susar

Usa tinta negra cuando la seguridad sea importante. Las partículas de la tinta de gel se asientan en el papel y son resistentes a procedimientos de lavado de cheques. El lavado de cheques ocurre cuando un criminal utiliza acetona u otros químicos para borrar partes de un cheque, como el nombre del beneficiario y la cantidad. Si no tienes una pluma de tinta de gel, usa una pluma fuente con tinta negra.

Errores de manejo

A veces, cuando escribes un cheque, cometes un error que puedes arreglar fácilmente, como el año que escribes en la sección de la fecha. A veces se cometen errores que no pueden arreglarse. En este caso, escribe inmediatamente la palabra "Anulado" al frente del cheque en letras grandes. Si tienes cheques duplicados, existe un registro del cheque anulado. Si no, registra el número de cheque y la fecha en tu registro de cheques y escribe la palabra "Anulado" en la descripción del cheque. También puedes romper el cheque anulado a la mitad y colocarlo en un lugar seguro o pasarlo por una trituradora de papel o romperlo en pequeños pedazos antes de deshacerte de él. La clave para evitar que los criminales reusen tu cheque es hacerlo inutilizable.

El signo de dólar

Cuando escribas números para la cantidad de dólares, coloca el primer número tan cerca al signo de dólar como sea posible en el espacio para la cantidad numérica. Si no lo haces, alguien podría introducir un número adicional entre el signo de dólar y el primero número y cambiar la cantidad del cheque.

Escribir la cantidad

Escribe la cantidad del cheque en palabras como "Treinta y siete dólares". Empieza en el inicio de la línea de cantidad escrita para evitar que alguien pueda agregar palabras para cambiar la cantidad del cheque. Dibuja una línea desde la palabra dólares hasta el final de la línea de la cantidad escrita. Si necesitas agregar una cantidad menor a un dólar al cheque, como en el caso de cambio, incluye un "0" en frente de los números de un solo dígito para evitar que alguien agrege un número y cambie la cantidad. Por ejemplo: "Treinta y siete dólares y 05/100-----------------------------------------------------"

Registrar el cheque

En ciertas situaciones, puedes estar presionado por el tiempo o distraído y olvidar documentar el cheque en tus registros. Para evitar esta complicación, registra la fecha, el nombre del beneficiario y la cantidad en tu registro de cheques o en el talón del cheque antes de escribirlo.

Firmar el cheque

Firma tus cheques con la misma firma que utilizaste en la tarjeta de firma en el banco cuando abriste la cuenta. Nunca firmes un cheque en blanco porque alguien más además del beneficiario podría utilizarlo ilegítimamente. Evita garabatear tu firma porque podría ser más fácil que alguien falsifique tus cheques. En lugar de eso, escribe una firma legible con algunos detalles que la hagan única, como giros, tamaños diferentes de letras o un ángulo específico.

Fechar el cheque

Siempre escribe la fecha actual en el cheque. Evita poner posfechar (poner fechas posteriores al cheque). El beneficiario podría presentar el cheque al banco antes de la fecha incluida y el banco puede negarse a pagarlo.

Sacar efectivo

Cuando uses un cheque para efectivo, escribe "Efectivo" en la línea de pago. Llena la cantidad de efectivo que deseas recibir en las áreas designadas. También puedes escribirte un cheque a ti mismo para efectivo, pero necesitarás endosar el cheque en el banco para que éste lo acepte.

Línea de memo

La línea de memo, localizada en la parte inferior izquierda del cheque, te ofrece la opción de hacer una nota sobre el cheque. Puedes incluir una nota al beneficiario, como incluir cómo quieres que se aplique tu pago. O puedes hacer una nota para ti mismo. Esto es útil si escribes un cheque a una persona o negocio que no te es familiar y quieres recordar para qué se utilizó.

Créditos de las fotos

  • Creatas Images/Creatas/Getty Images