Ley para enviar por correo un W-2

Escrito por Elle Smith | Traducido por Mariana Nonino

Si tienes un empleado, estás obligado a presentar el Formulario Servicio de Impuestos Internos W-2, salarios e impuestos, que informa la compensación y beneficios brutos, impuestos federales, estatales y locales, y los ingresos de la Seguridad Social. Los formularios W-2 no informan de la compensación pagada a contratistas independientes, autónomos o trabajadores por cuenta propia. Los empleados no pueden presentar con precisión sus impuestos sin un formulario W-2 completado, por lo que el IRS ha establecido los plazos y reglas que los empleadores deben cumplir.

Fecha límite para entregar formularios W-2

Según el IRS, los empleadores deben presentar los formularios W-2 a los empleados el 31 de enero del año siguiente al año en que se pagaron los salarios. Si un empleado deja su trabajo, el empleador puede presentar un W-2 en cualquier momento después de que salga, pero no más tarde del 31 de enero. El IRS establece la fecha límite para que los empleados preparen sus declaraciones de impuestos 2 1/2 meses antes de la fecha límite del 15 de abril. Cuando un empleador envía el W-2 a través de correo ordinario, es de esperar que demore algunos días más.

Fecha límite para presentar

El empleador debe presentar el W-2 con el IRS el 28 de febrero. Las sanciones pueden ser evaluadas por presentación fuera de plazo, dependiendo de lo tarde que se presenta el W-2. Un empleador puede recibir un adicional de 30 días al solicitar una prórroga antes de la fecha de vencimiento el 31 de enero. Los empleadores que utilizan la opción e-file para presentar electrónicamente podrán presentar hasta el 31 de marzo.

Excepciones de presentación

Las reglas cambian para las empresas con más de 250 empleados. Cuando la presentación de más de 250 formularios W-2, el empleador tiene la obligación de presentar electrónicamente la información y puede incurrir en sanciones si se presentan los formularios en papel. Si la presentación electrónica no es una opción, el empleador puede solicitar una exención de este requisito mediante la presentación de la Forma 8508 del IRS por lo menos 45 días antes del plazo del 31 de enero

Sanciones

Bajo los lineamientos generales establecidos en la Sección 6721 del IRC, el IRS puede imponer multas a los empleadores que no cumplan con presentar la información completa y correcta en el formulario W-2. Un empleador también puede enfrentar sanciones por la presentación en papel cuando es necesario entregarlo electrónicamente o por presentar documentos W-2 que no pueda leer r la máquina. La penalidad es de US$ 30 por cada declaración de impuestos con una multa conjunta máxima de US$ 250.000 por año si envía la información dentro de los 30 días de la fecha límite, y US$ 60 si los presenta más de 30 días después de la fecha de vencimiento. Si este ignora intencionalmente su deber de proveer la W-2 a los empleados, sin embargo, la multa es de US$ 100 por declaración de impuestos, con una pena máxima de US$ 1.500.000. Si un empleador puede demostrar que su W-2 incorrecto no fue intencional, el IRS puede renunciar a las sanciones bajo la Sección 6724.

El W-2 no se puede entregar

Un empleado puede moverse sin dejar dirección. Si el W-2 no se puede entregar, el IRS exige que el empleador mantenga una copia cuatro años después del año trabajado.

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