Las ventajas de una oficina centralizada

Escrito por Lisa McQuerrey | Traducido por Mariano Abrach

Una oficina centralizada brinda a la gerencia la posibilidad de ahorrar dinero, fomentar una mayor comunicación entre los empleados y directivos y mejorar la eficiencia de las operaciones en general. Los gastos generales se disminuyen sustancialmente en una oficina centralizada y una empresa puede incluso ver aumentar su productividad y el desarrollo de marca como consecuencia del mantenimiento de su personal en un solo lugar.

Gastos generales

Una de las características más ventajosas de una oficina centralizada es la reducción de los gastos generales de la empresa. Las instalaciones separadas requieren acuerdos de arrendamiento, depósitos de servicios públicos, pólizas de seguros, elementos de seguridad, equipo de oficina y suministros y aplicaciones de red y de sistema de teléfono separados.

Recursos humanos

Un departamento de recursos humanos es un componente vital de una empresa. Este departamento no sólo es responsable de reclutar, entrevistar, contratar y capacitar a los empleados, sino que también sirve como intermediario para asuntos relacionados con los cargos de seguridad en el trabajo, el acoso y la discriminación. Una oficina centralizada con un solo departamento de recursos humanos puede resolver rápidamente los conflictos y problemas que puedan surgir, disminuyendo la responsabilidad de la empresa con respecto a las cuestiones de derecho laboral.

Comunicación

La comunicación mejora en una oficina centralizada donde los empleados y los gerentes tienen la oportunidad de interactuar en persona, en lugar de comunicarse por teléfono y correo electrónico. Las reuniones de empresa, conferencias y seminarios de capacitación se llevan a cabo comúnmente en un ambiente de grupo, en lugar de en formato individual, asegurando que todos tengan la misma información.

Gerencia

Los equipos de gerencia pueden operar de manera más eficiente y rentable en una oficina centralizada. Los gerentes que están repartidos entre distintas oficinas o que sean administradores ausentes suelen ser menos eficaces porque no hay un contacto regular con los empleados. Las empresas que emplean a administradores individuales para las ubicaciones individuales también aumentan la nómina a través de la adición o duplicación de los puestos del personal.

Cohesión y consistencia

Los empleados que trabajan juntos como un grupo colectivo llegan a conocer los estilos y enfoques de trabajo de unos y otros y suelen ser más capaces de colaborar en proyectos en grupo. Una oficina centralizada también aumenta su capacidad de ser consistente a través de todos los canales, con todos los empleados trabajando bajo el mismo conjunto de directrices en materia de desarrollo de la marca y de atención al cliente.

Compras

Las compras centralizadas tienen muchas características de ahorro de costos. Los gerentes de compras pueden comprar en grandes cantidades a costos reducidos y pueden mejorar la gestión de inventario y evaluar las necesidades de la empresa.

Planificación y capacitación en múltiples áreas

La planificación es simplificada a través de una oficina central. Un equipo más grande en un solo lugar tiene una mayor capacidad para cubrir o reemplazar a los empleados que faltan que las ubicaciones pequeñas. Además, el entrenamiento en múltiples áreas entre los departamentos es más fácil en una oficina centralizada, fomentando el conocimiento de las funciones de trabajo entre departamentos.

Viajes

La necesidad de viajar se reduce mediante el establecimiento de una oficina centralizada. Los empleados de las oficinas satélite toman tiempo fuera del trabajo e incurren en gastos de viaje cuando se transportan de un lugar a otro para reuniones y otros eventos relacionados con la empresa y las actividades.

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