Las responsabilidades de un administrador de oficina

Escrito por Linda Ray | Traducido por Bety Piña

El administrador de oficina, también conocido como el director de la oficina, supervisa al personal de apoyo administrativo y sus deberes. Dependiendo del tamaño de la oficina, el administrador puede trabajar directamente con los clientes, en los registros financieros y con otros altos directivos de la empresa. A menudo es el director de la oficina quien lleva gran parte de la responsabilidad, para asegurarse de que el negocio funcione sin problemas.

Contratación

Como administrador de una oficina, reclutarás, entrevistarás y contratarás a personal de apoyo que tú supervisarás. Tendrás que colocar el anuncio o llamar a una agencia apropiada para encontrar candidatos. Debido a que el personal se va o que el negocio crece, tus esfuerzos de reclutamiento continuarán. Durante el proceso de contratación, es necesario que investigues a los candidatos mediante llamadas de referencia y cuando sea necesario, realizar verificaciones de antecedentes. Puedes estar directamente involucrado en el entrenamiento de los nuevos empleados o puedes delegarlo a otros empleados que te informen.

Supervisión

Como supervisor, asegúrate de que todo el trabajo sea realizado correctamente por tus subordinados. Eso puede significar revisar el papeleo de los nuevos empleados, la puntualidad y los hábitos de trabajo del personal, así como impartir disciplina y reconocimiento cuando sea necesario. En ocasiones, es posible que tengas que despedir a un empleado. Tendrás que mantener un ambiente profesional en tu oficina haciendo cumplir el código de vestimenta, los procedimientos para usar los teléfonos y la cadena de mando. Trabajarás de cerca con el dueño de la empresa o con los altos directivos y delegarás deberes conforme se necesario.

Elaboración de programas

Un gerente de oficina se asegura de que todas las posiciones sean atendidas adecuadamente. Como administrador de la oficina, crearás programas de trabajo para el personal de apoyo que supervisas directamente, así como mantenerte al tanto de las idas y venidas del personal de alta dirección y los representantes de ventas. Otro personal puede confiar en tus habilidades de programación para que coordines otras áreas. Por ejemplo, en una clínica dental, puedes coordinar al equipo de dentistas así como al de limpieza.

Desarrollar procedimientos

Si estás contratado por una nueva empresa, la responsabilidad recae en ti para establecer los procedimientos y políticas de gestión de papeleo, llamadas telefónicas y el movimiento de la empresa. A menudo es el deber del administrador de oficina ordenar y controlar los suministros para la oficina y el uso del teléfono, así como mantenerse al día con las cuentas de gastos e informes de viajes. Tú puedes diseñar el sistema de archivo de la empresa y desarrollar procedimientos para su actualización periódica. Adicionalmente, supervisar la compra y mantenimiento de las computadoras y equipo de la oficina.

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