Las funciones de la contabilidad en una organización

Escrito por Robin Fritz | Traducido por Enrique Pereira Vivas

Las empresas grandes y pequeñas, públicas y privadas, con fines de lucro y sin fines de lucro, son impulsadas ​​por los números. Ya se trate de hacer un seguimiento de las ventas, la gestión de inventarios o hacer la nómina, los gerentes inteligentes saben que mantenerse al tanto de esos números es crucial, pero sin una función contable sólida, esa tarea puede convertirse en una pesadilla para la organización. Las organizaciones que buscan una función de contabilidad bien redondeada necesitan considerar varios aspectos de la contabilidad más allá que sólo simples débitos y créditos.

¿Cuál es el propósito de una función de la contabilidad?

El objetivo principal de cualquier función de contabilidad es la de mantener los registros financieros actualizados. La información monetaria de todos los tipos, los gastos operativos, sueldos, donaciones, inversiones de capital, las inversiones, el flujo de caja, las utilidades, deben ser seguidas en forma mensual como mínimo. El resultado es la creación en curso de la historia financiera de una organización que se puede utilizar en una variedad de formas, al mismo tiempo que le da a los administradores una instantánea de la salud financiera de la empresa y de la riqueza en cualquier momento dado.

Las dos formas principales de contabilidad

Sin embargo, los datos recogidos sólo tienen sentido si son usados; para utilizar correctamente los datos, los administradores rompen la función de la contabilidad en dos formas primarias, contabilidad de gestión y contabilidad financiera. Aunque ambas se basan en la misma secuencia subyacente de datos financieros, su principal diferencia radica en su enfoque y en la orientación del tiempo. Con la contabilidad de gestión, el enfoque es interno y mira hacia adelante, pero en la contabilidad financiera, el enfoque es externo y mira hacia atrás.

Contabilidad de gestión

La contabilidad de gestión se utiliza internamente para la planificación y para mover una organización hacia adelante de una manera financieramente sólida. Con esta función, los contadores observan la corriente histórica de los datos financieros, así como la economía actual y hace hipótesis sobre las tendencias y lo que significan estas tendencias para el futuro de la organización. Los contables de gestión miran a la organización en segmentos, ya sea por departamento, por región o por líneas de productos, por ejemplo, y los cálculos se hacen sobre las expectativas de ventas, el rendimiento, los precios, los costos y las necesidades de personal. Con la contabilidad de gestión, los administradores inteligentes tratan de predecir el futuro financiero de una organización y toman decisiones en base a esas expectativas.

Contabilidad financiera

Con la contabilidad financiera, el énfasis está en la observación de los datos anteriores con el objetivo de determinar el valor de una organización en su conjunto. Los accionistas e inversores utilizan la información para decidir si una empresa pública está infravalorada y si vale la pena invertir o está sobrevaluada y debe ser evitada. Los acreedores utilizan la misma información para decidir si una organización sin fines de lucro es un buen riesgo antes de prestar dinero. Las agencias gubernamentales utilizarán la misma información para imponer gravámenes a las organizaciones con fines de lucro. Lo más importante, sin embargo, la contabilidad financiera que se requiere y, como es compartida externamente, debe ser precisa, por lo tanto la contabilidad financiera debe cumplir con los principios de contabilidad generalmente aceptados para evitar problemas legales. Sin embargo, la contabilidad de gestión, que se usa internamente, no tiene que ser tan precisa, ni tampoco es obligatoria. Así, aunque las organizaciones deben reportar información financiera precisa al público, ellos son libres de hacer lo que deseen para su planificación interna.

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