Las desventajas de usar un software de contabilidad

Escrito por Kaye Morris | Traducido por Paula Ximena Cassiraga

Casi todo artículo o reporte que lees hoy en día habla sobre las ventajas y, algunas veces, la necesidad de que los dueños de empresas incorporen tecnología en cada aspecto de su empresa. Pero un paquete de software de contabilidad no necesariamente la mejor idea para todos los pequeños negocios. Si eres un empleado independiente o tienes un pequeño negocio, deberías considerar las desventajas de usar un software de contabilidad junto con las ventajas obtenidas.

Costo

Aunque algunos paquetes de contabilidad para pequeños negocios tienen precio razonable, el costo del programa no es el único por usarlo. El software de contabilidad requiere estándares mínimos para el uso en la computadora respecto a RAM, velocidad del procesador y memoria del disco duro. Hacer una copia de seguridad de tus datos contables también podría requerir más espacio de almacenamiento que una hoja de cálculo de Excel, que es fácilmente copiada en una unidad flash. El soporte técnico para el software podría costar más y puedes incurrir en gastos anuales de concesión de licencias para poder recibir actualizaciones. Si no tienes habilidades en la instalación del programa o la configuración de la contabilidad, también podrías incurrir en el costo de contratar un consultor para que realice estas tareas por ti.

Dificultad

Algunos paquetes de software de contabilidad están diseñados específicamente para quienes no son contables, pero aún así experimentarás una curva de aprendizaje al pasarte a cualquier paquete de software. Si nunca has usado un programa de contabilidad, aprender los términos contables, los diseños y determinar la configuración apropiada podría ser más difícil que los beneficios obtenidos por usar el software. Tener tu propio negocio ya viene con el estrés suficiente y agravación. No deberías agregar el estrés de aprender cómo usar el software a la mezcla a menos de que sea absolutamente necesario o las ganancias de utilizarlo contrarresten las pérdidas.

Tiempo

Procesar gastos y facturas en un software de contabilidad usualmente llevará más tiempo que simplemente ingresar el gasto en un libro de contabilidad o en una hoja de cálculo y crear facturas escritas o en base a hojas de cálculo. Si usar la computadora no es una gran parte de tu rutina diaria, el tiempo requerido para procesar los datos financieros diarios básicos podría contrarrestar cualquier beneficio obtenido del software.

Mantenimiento

Mantener un software de contabilidad no sólo incluye realizar actualizaciones del paquete, sino también mantener y actualizar todo el equipamiento necesario para utilizarlo ya que nuevas versiones pueden requerir un equipamiento actualizado. Este equipamiento suele incluir tu PC o computadora portátil, monitor, impresora, conexión a Internet y módem, unidad de copia de seguridad y sistema operativo. Si no deseas gastar tiempo y dinero para mantener tu equipamiento en cumplimiento con el software, lo mejor es seguir con tu hoja de cálculo o libro de contabilidad.

Referencias

  • "Contabilidad de pequeños negocios"; Melvin A. Montgomery; 1998

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