Las cinco tareas principales de un asistente administrativo

Escrito por Stacy Zeiger | Traducido por Bety Piña

Si aspiras a gestionar un negocio, a menudo debes primero ser un asistente administrativo. El administrador puede ser el principal encargado, pero en ciertos casos, un asistente administrativo es el que mantiene funcionando todo sin problemas. Los asistentes administrativos normalmente trabajan largas horas, se encargan de varias tareas y pueden ser muy valiosos para una empresa.

Contratación y despido

Como asistente del gerente, tienes cierta responsabilidad cuando se trata de contratar a nuevos empleados. En algunos casos, tú te encargarás de la contratación y en otros sólo seleccionarás a los candidatos que pasarán a la entrevista con el gerente. Si contratas a alguien que resulte ser un fracaso, tendrás que enfrentar las consecuencias. También es probable que seas quien lo despida, así como a cualquier otro empleado que no se esté desempeñando bien.

Disciplina de los empleados

En casi todas las empresas, hay empleados a los que les gusta romper las reglas, actuar de forma poco profesional o aprovecharse de la empresa. Las empresas tienen reglas y políticas para proteger el negocio de este tipo de trabajadores. Los asistentes administrativos supervisan a los empleados y se aseguran de que sigan las reglas y políticas de la empresa. Cuando un empleado se comporta inapropiadamente, el asistente del gerente debe manejar la situación. Si no se corrige el comportamiento inapropiado, no se hacen cumplir las políticas de la empresa y no se mantiene la disciplina en un empleado, los demás empleados pueden comenzar a actuar igual y con el tiempo esto puede perjudicar a la empresa.

Servicio al cliente

Un asistente administrativo ofrece un excelente servicio al cliente y esto incluye encargarse de los clientes insatisfechos. Cuando hay quejas, el asistente administrativo debe manejarlas de tal manera que satisfaga a los clientes sin dejar de cuidar los intereses y la reputación de la empresa. A menudo, esto significa hacerse responsable de problemas que tal vez no son su culpa o hacer a un lado los sentimientos negativos para apaciguar a los clientes.

Horarios y nómina

Los asistentes administrativos normalmente se ocupan de establecer los horarios de los empleados y de pagarles las horas que trabajaron. El asistente administrativo tiene que asegurarse de programar el número correcto de empleados para cada turno. También debe considerar las limitaciones individuales de los empleados, cómo interactúan entre ellos y las peticiones específicas de horarios. Cuando varios empleados piden el mismo día de descanso, pero sólo se le puede otorgar a uno de ellos, el asistente debe decidir a cuál de ellos otorgárselo y explicar el porqué de su decisión a los demás. Al final de un período de pago, el asistente administrativo debe corroborar las horas que cada empleado trabajó con las horas programadas y presentar un informe de la nómina verificada al gerente o al departamento de nómina para asegurarse de que todos reciban su pago a tiempo.

Reemplazos

Cuando un empleado no se presenta a trabajar, el asistente administrativo debe encargarse de encontrar un reemplazo, y si no lo hay debe hacerse cargo del turno él mismo. Si hay mucho trabajo en la empresa, el asistente debe quedarse hasta tarde para ayudar. Cuando hay un problema, un asistente administrativo no puede irse hasta resolverlo. Un asistente debe estar listo para reemplazar a un empleado en cualquier momento y así mantener las cosas funcionando sin problemas. Los asistentes administrativos normalmente son empleados asalariados y se espera que trabajen horas adicionales sin recibir un pago extra.

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