La mejor manera de dividir una carga de trabajo con un equipo pequeño

Escrito por Linda Ray | Traducido por Azul Benito

La carga de trabajo de tu negocio puede estar cambiando al incrementarse las demandas de los consumidores. Muchas empresas que proveen servicios o hacen ventas deben prepararse para trabajar jornadas más largas para abastecer los ciclos de compras de 24 horas. Incluso si tienes un negocio que sólo opera durante los horarios tradicionales puede resultar complicado dividir la carga de trabajo entre una cantidad limitada de personal. Como dueño de un pequeño negocio, delegar tareas es vital para evitar agotarte.

Capacitación en múltiples áreas

Capacita a los empleados en múltiples áreas para que puedan realizar múltiples trabajos si es necesario. Cuando trabajas con un equipo pequeño, no puedes darte el lujo de contratar especialistas que sólo tengan la habilidad de realizar una única tarea. La capacitación en múltiples áreas no tiene que ser complicada o requerir múltiples certificados de capacitación formal, aunque puede ser así. Por ejemplo, si tienes un carpintero con una personalidad extrovertida, puede hacerse cargo del servicio de atención de llamadas de los clientes y hacer presentaciones para ventas. Un electricista puede ser bueno con los números y realizar la tarea doble de ser también tu contador. Los trabajadores no especializados deberían poder trabajar con cada miembro de tu equipo y deberían poder seguir indicaciones de manera precisa. Para prepararte para un aumento de la carga de trabajo, contrata trabajadores con múltiples habilidades desde el comienzo.

Plan de pagos

En vez de administrar el trabajo extra tratando de dividirlo de manera equitativa entre tu equipo, cambia tu plan de pagos por uno que recompense la productividad por las horas trabajadas. Un plan de incentivos le permite a los trabajadores enérgicos y habilidosos ganar más dinero en la misma cantidad de tiempo que los miembros del personal más lentos y menos motivados. Pagar incentivos no funcionará en todos los ambientes de trabajo, pero puede incorporarse a la mayoría de los planes. Por ejemplo, si administras un negocio de mejoras para el hogar, paga por el número de lozas colocadas o por la cantidad de habitaciones pintadas. A un equipo de limpieza también se le puede pagar por habitaciones o edificios en vez de por hora. Los grupos de trabajos de jardinería también se prestan a adoptar planes de pago con incentivos.

Flexibilidad

Enséñale a tu equipo cómo hacer varias cosas al mismo tiempo y cómo ser flexible para reducir el tiempo inactivo. Casi todos los proyectos incluyen períodos de espera para la mayoría de los miembros del equipo. Ya sea que estén esperando materiales o haciendo tiempo mientras la pintura se seca, los miembros de un equipo deberían saber cómo buscar otras tareas para llenar los vacíos. Por ejemplo, la limpieza de una obra en construcción debería ser constante y llenar el tiempo inactivo para reducir la carga de trabajo total del equipo. En vez de tomar descansos y almuerzos programados, pídele a tu equipo que haga pausas cuando se termina una tarea en particular. Trabajar durante más horas en un día podría llevar a trabajar menos el día siguiente. Si tu pequeño equipo trabaja 12 horas para cumplir con una fecha límite, por ejemplo, deja que un día de esa semana trabaje 4 horas.

Horas extra

Cuando tienes más trabajo del que tu equipo pequeño puede realizar regularmente en un día de trabajo de ocho horas, las horas extra pueden ser un medio efectivo de realizarlo. Tu equipo disfrutará del pago extra y tú puedes evitar así contratar a un empleado adicional que tal vez no necesites que trabaje tiempo completo. Pagar un 50% más reduce tu nómina al administrar las horas extra. Asimismo, la realización de horas extra fuera de control puede llevar a costos de proyecto más altos. Según la consultora Evan Carmichael, si usas horas extra menos del 5% de las veces, tienes un exceso de personal. Usar horas extra más del 15% de las veces indica que tienes poco personal y deberías evaluar el tamaño de tu equipo.

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