La importancia de una PMO en administración de portafolios

Escrito por Chirantan Basu | Traducido por Pau Epel

Un proyecto es una colección de tareas diseñada para crear un nuevo producto, infraestructura, servicio o resultado dentro de un período específico. Un portafolio de proyecto es una colección de proyectos. Una compañía puede tener varios portafolios de proyectos de tecnología, control de calidad y de recursos humanos. La administración de portafolios de proyectos consiste en el manejo centralizado de estos portafolios y la responsabilidad del proyecto u Oficina de Manejo de Portafolio (PMO, por sus siglas en inglés).

Conceptos básicos: Estructura

La estructura PMO depende del tamaño de la compañía y el número de proyectos en curso. Por ejemplo, una organización grande del sector público puede tener varios PMO, con equipos de docenas de empleados, mientras que una pequeña empresa puede tener una estructura PMO informal, con equipos principalmente de tiempo parcial. El administrador de PMO usualmente reporta a la administración principal, como el gerente o presidente de la compañía. Un equipo PMO puede incluir administradores de portafolio, gerentes de proyecto y analistas de proyecto, junto con personal administrativo.

Coordinación

PMO es usualmente la oficina central de coordinación para los proyectos de una compañía. Esta oficina toma las decisiones para asignación de recursos después de considerar el impacto sobre la compañía entera. Por ejemplo, puede mover recursos entre dos proyectos para asegurar que ambos se cumplan dentro de la agenda. De forma similar, puede mover equipos o fondos entre proyectos escasos de recursos, para asegurar que estos proyectos se completen a tiempo.

Implementación

PMO cumple un papel importante en el proceso de implementación de portafolio, que usualmente comienza con una lista de proyectos viables. Los analistas de PMO pueden usar estudios de beneficio/costo para reducir esta lista a uno o dos proyectos que generarán un mayor retorno. Los análisis de costo/beneficio determinan el costo o ganancias netos de ejecutar un proyecto. El siguiente paso es determinar si hay suficiente capital y recursos humanos para administrar los proyectos existentes. Además de asignar recursos entre proyectos, las PMO pueden prestar gerentes de proyecto experimentados para servir como consultores internos y mentores en proyectos críticos. Éstos pueden traer una perspectiva nueva a los problemas y trabajar con el equipo para resolver estos problemas.

Problemas

Las PMO no garantizan el éxito de un proyecto. Por ejemplo, un proyecto puede retrasarse por cambios de último minuto demandados por el cliente, o si las pruebas de producto no cubren un problema de calidad que requiere un rediseño importante. Las PMO son centros de costos, lo que significa que no hacen ningún dinero de por sí. Por lo tanto, deben controlar costos y añadir valor a los proyectos en curso para mantener el soporte administrativo. Una PMO exitosa brinda apoyo, no es intrusiva. Se ajusta dentro de la cultura corporativa y sirve como un recurso de conocimiento para el equipo de proyectos.

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