La importancia de la planificación en una organización

Escrito por Brian Hill | Traducido por Javier Enrique Rojahelis Busto

La planificación ayuda a una organización a trazar un rumbo para el logro de sus objetivos. El proceso se inicia con la revisión de las operaciones actuales de la organización y la identificación de lo que es necesario mejorar operativamente en el siguiente año. A partir de ahí, la planificación implica el anticipar los resultados que la organización desea alcanzar y determinar las medidas necesarias para llegar al destino deseado: el éxito, que se puede medir ya sea en términos financieros o en relación a metas que incluyen, por ejemplo, ser la organización mejor calificada en la satisfacción del cliente.

Uso eficiente de los recursos

Todas las organizaciones, grandes y pequeñas, tienen recursos limitados. El proceso de planificación proporciona la información que necesita la alta dirección para tomar decisiones eficaces sobre la manera de asignar los recursos de manera que le permitan a la organización alcanzar sus objetivos. La productividad se maximiza y los recursos no se malgastan en proyectos con pocas posibilidades de éxito.

Establecimiento de metas

Fijar metas que desafíen a todos en la organización para luchar por un mejor rendimiento es uno de los aspectos clave del proceso de planificación. Las metas deben ser agresivas, pero realistas. Las organizaciones no pueden permitirse sentirse demasiado satisfechas con la forma en que están actuando ya que pueden ser propensas a perder terreno frente a los competidores. El proceso de establecimiento de objetivos puede ser una llamada de atención para los gerentes que se hayan vuelto complacientes. La otra ventaja de la fijación de metas es cuando se comparan los resultados previstos con los resultados actuales. Las organizaciones analizar las variaciones más importantes del pronóstico y toman medidas para poner remedio a las situaciones en las que los ingresos fueron inferiores al plan o los gastos superiores.

Gestión del riesgo y la incertidumbre

La gestión de riesgos es fundamental para el éxito de una organización. Incluso las empresas más grandes no pueden controlar el entorno económico y competitivo que les rodea. Los acontecimientos imprevistos deben ser tratados con rapidez, antes de que las negativas consecuencias económicas de estos eventos se vuelvan graves. La planificación fomenta el desarrollo de los escenarios "¿qué pasaría si...?" en los que los gerentes tratan de prever los posibles factores de riesgo y elaborar planes de contingencia para hacer frente a ellos. El ritmo de cambio en los negocios es rápido y las organizaciones deben ser capaces de adaptar velozmente sus estrategias a estas condiciones cambiantes.

Trabajo en equipo

La planificación promueve el trabajo en equipo y el espíritu de cooperación. Cuando se completa el plan y se comunica a los miembros de la organización, todo el mundo sabe cuáles son sus responsabilidades y cómo otras áreas de la organización dependen de su ayuda y experiencia con el fin de completar las tareas asignadas. Ellos ven cómo su trabajo contribuye al éxito de la organización en su conjunto y pueden enorgullecerse de sus contribuciones. Los potenciales conflictos pueden ser reducida cuando la alta dirección le solicita al gerente de departamento o división que haga su contribución durante el proceso de fijación de objetivos. Las personas son menos propensas a molestarse con los objetivos presupuestarios cuando toman parte en su creación.

Creación de ventajas competitivas

La planificación ayuda a las organizaciones a obtener una visión realista de sus fortalezas y debilidades actuales en relación con los principales competidores. El equipo directivo observa las áreas donde los competidores pueden ser vulnerables y luego elaboran estrategias de marketing para tomar ventaja de esas debilidades. Observar las acciones de los competidores también puede ayudar a las organizaciones a identificar las oportunidades que pueden haber pasado por alto, como los mercados emergentes internacionales u otras oportunidades para comercializar productos a grupos de clientes totalmente diferentes.

Referencias

  • “The Art of the Long View: Planning for the Future in an Uncertain World”; Peter Schwartz; 1996

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