La diferencia entre una secretaria y una secretaria ejecutiva

Escrito por Beth Greenwood | Traducido por Daniela Laura Arjones

Una secretaria es una persona que proporciona apoyo de asistencia y administrativo. Las secretarias podrán realizar tareas como escribir a máquina y archivar, contestar el teléfono y concertar citas para su supervisor. La secretaria ejecutiva o auxiliar administrativo puede hacer esas cosas, pero también es responsable de funciones de más alto nivel, tales como la investigación, la interacción con los proveedores y la selección de productos y gestión de base de datos. Además de las diferencias en los deberes del trabajo, por lo general hay diferencias en la preparación educativa y salarios entre las secretarias y secretarias ejecutivas.

Habilidades básicas

Las secretarias y secretarias ejecutivas deben ser competentes en las habilidades básicas tales como mecanografía, ortografía, gramática, puntuación y la experiencia en el uso de equipo de oficina y aplicaciones de software comunes, tales como hojas de cálculo, de procesamiento de textos o gráficos. Además, deben tener buenas habilidades de gestión del tiempo y la capacidad de hacer malabares con múltiples responsabilidades. Sin embargo, la secretaria ejecutiva también tiene otras cualidades, como la discreción, la diplomacia, el buen juicio y la capacidad de resolver problemas de forma independiente.

Grados de diferencia

Muchas de las diferencias entre una secretaria y una secretaria ejecutiva son cuestiones de grado. Una secretaria puede ser responsable de la contabilidad y la caja chica, mientras que una secretaria ejecutiva maneja un presupuesto. Una secretaria podría publicar artículos en una página web, mientras que una secretaria ejecutiva podría diseñar y administrar el sitio web. Las secretarias podrían realizar la entrada de datos en una hoja de cálculo que la secretaria ejecutiva ha diseñado y utiliza para funciones de informes. Una secretaria ejecutiva puede tener otros miembros del personal administrativo reportándole a ella, mientras que una secretaria no tiene responsabilidades de supervisión. Una secretaria ejecutiva a menudo depende directamente del director general y puede soportar uno o más altos ejecutivos.

Educación y capacitación

Los niveles de educación tanto para las secretarias como para las secretarias ejecutivas varían. Una secretaria puede tener un diploma de escuela secundaria o GED (por sus iniciales en inglés) pero no más educación, aunque algunas tienen estudios universitarios. Los programas de formación profesional, escuelas técnico-profesionales y colegios comunitarios ofrecen cursos que pueden ser útiles para una secretaria y también pueden ofrecer la información específica de la industria que puede ser necesaria por secretarias médicas o legales, tales como la terminología médica. Sin embargo, muchas organizaciones requieren un mínimo de una licenciatura, especialmente para una secretaria ejecutiva.

Salarios

Los salarios de las secretarias y secretarias ejecutivas reflejan las diferencias en las responsabilidades y la preparación educativa. Las secretarias ejecutivas ganaban 48.120 dólares en 2011, según la Oficina de Estadísticas Laborales. Las secretarias y asistentes administrativas, excluidos los secretarios judiciales y médicos, ganaron un promedio de US$33.020 al año. Las secretarias judiciales ganaron un salario promedio anual de US$44.310 y las secretarias médicas ganaron US$32.430 en 2011, según el BLS. El crecimiento del empleo en el ámbito del secretariado se espera que sea alrededor del 12 por ciento entre 2010 y 2020, casi tan rápido como el promedio para todas las profesiones. Sin embargo, BLS nota que el crecimiento del empleo para secretarias médicas es probable que sea mayor debido a la expansión de la industria del cuidado de la salud.

Créditos de las fotos

  • Jack Hollingsworth/Stockbyte/Getty Images