Formulario W-2 para empleados y empresas individuales

Escrito por Devra Gartenstein | Traducido por John Font
Los formularios W-2 son básicos para que los empleados diligencien formularios de impuestos personales.

Los formularios W-2 son básicos para que los empleados diligencien formularios de impuestos personales.

Un formulario W-2 es un documento que las empresas deben preparar para los empleados al comienzo de cada año, que contiene la información relacionada con los ingresos y los impuestos retenidos desde el año anterior. Las empresas individuales, como cualquier otro negocio, tienen la obligación de elaborar y distribuir formularios W-2 en el momento oportuno. Debido a que el propietario de un negocio no es técnicamente un empleado de su empresa, entonces no está obligado a preparar un formulario W-2 por sí mismo.

Información W2

Cada formulario W-2 debe incluir el nombre y el apellido del empleado, así como su número de seguridad social. Además, los formularios W-2 deben enumerar los ingresos brutos totales de los empleados durante el año fiscal correspondiente, así como las cantidades retenidas para impuestos sobre la renta, seguro social y atención médica. A pesar de que están obligados a hacer contribuciones patronales de la seguridad social y de la atención médica, los aportes del empleador deberán declararse por separado en la sección de gastos de negocios de su propia declaración de impuestos, en lugar de hacerlo en los formularios W-2 de sus empleados. Asimismo, estos formularios contienen espacios para la identificación tributaria estatal, así como los montos retenidos y pagados por los impuestos estatales.

Requisitos W-2

Como empleador, estás obligado a proporcionar un formulario W-2 para cada uno de tus empleados antes del 31 de enero del año en el que se causaron los salarios. De igual manera deberás completar y enviar copias patronales del formulario W-2 de cada empleado, así como un formulario W-3 principal y un resumen W-2 de la información de todos los empleados. Las secciones del empleador tienen vencimiento el último día del mes de febrero y deberán enviarse a mas tardar el últmo día del mes de marzo, si vas a efectuar el envío de forma electrónica.

Salarios y beneficios

Si la estructura de tu negocio es la de una empresa unipersonal, entonces serás responsable por los impuestos sobre la utilidad de ésta, adicional a los egresos de la misma, tales como sueldos o salarios mensuales. Tu beneficio empresarial es la cantidad resultante posterior al proceso de restar todos los gastos que el servicio de impuestos internos te permite reclamar para tu empresa a partir de la cuantía correspondiente a los ingresos generados por la venta de tus productos y servicios.

Derecho exclusivo de impuestos

A pesar de que no estás obligado a diligenciar un formulario W-2 por tu mismo, cuando se trata de una empresa unipersonal, si deberás presentar una declaración de impuestos sobre la renta personal hasta el 15 de abril, por el período inmediatamente anterior. En la sección C de este formulario se pedirá la información que permite determinar el cálculo de los ingresos empresariales sujetos a impuestos.

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