Fases de un proyecto y asignación de tareas

Escrito por Shelley Frost | Traducido por Xochitl Gutierrez Cervantes

La planificación de un proyecto consiste en descomponer el proceso en fases de trabajo. En cada una se identifica las principales tareas, cuya realización permite pasar de una etapa a otras hasta finalizar el proyecto. Por lo tanto, entender cada una de las diferentes fases, así como aprender a determinar las tareas pertinentes mejorará en mucho tu eficacia en la gestión de proyectos dentro de tu entorno de trabajo.

Planificación de las fases

Las fases específicas de tu proyecto dependen de las tareas específicas que hayas diseñado, mientras que las generales son muy semejantes de un proyecto a otro. Sin embargo, es posible que llegues a necesitar incluir fases adicionales o de consolidación. También es posible que varíe el calendario y el orden en que establezcas las fases. La planificación de un proyecto incluye necesariamente una estrategia, una preparación y un diseño. En la estrategia se establecen los requerimientos del negocio y el mejor método para abordar el proyecto; en la preparación se designan los actores involucrados en el equipo de trabajo, quienes evaluarán las necesidades de subcontratación y determinarán los recursos necesarios para alcanzar el éxito; mientras que en la fase de diseño se elabora un plan detallado de cómo desarrollar el producto en función de los requerimientos del negocio y sus antecedentes.

Implementar las fases

Una vez que la planificación de las fases se haya realizado, éstas se deben llevar a cabo. Las fases de ejecución incluyen las de desarrollo, las de verificación, las de lanzamiento, las de ayuda transitoria y las de cierre del proyecto. La fase de desarrollo y verificación, es cuando realmente se crea el producto y se pone a prueba con el propósito de tener la certeza de que éste cumple con las especificaciones del proyecto. La preparación para la puesta en marcha debe incluir la formación de personas que sepan utilizar el producto y logren una transición exitosa desde el desarrollo hasta el uso real del producto. Una vez que el producto llega a su destinatario, los miembros del equipo pueden ser aún muy necesarios para resolver cualquier problema. Sólo, cuando la transición se haya completado puedes dar por terminado el proyecto; una vez que se haya terminando con el papeleo, el almacenamiento de la documentación y la evaluación del proyecto en su conjunto para identificar formas de cómo mejorar proyectos futuros.

Delegar funciones

Es esencial aprender a delegar funciones durante la realización de un proyecto, para que éste se realice correctamente en tiempo y forma. El proceso de delegación de funciones permite distribuir correctamente la carga de trabajo entre las personas que forman el equipo. Para delegar funciones debes observar las fortalezas y debilidades de cada miembro para tener la certeza de que cada persona sea capaz de cumplir con su carga de trabajo. Debes tener confianza en que cada persona; saber que ésta es capaz de realizar las tareas asignadas por lo que no será necesario llevar a cabo una microgestión de cada uno de sus movimientos.

La comunicación

La comunicación efectiva durante la realización de cada una de las fases del proyecto es esencial para mantenerlo en marcha. Todos los miembros del equipo tienen que estar al día de cómo el proyecto está avanzando a través de cada una de sus fases. Como cada miembro del personal maneja diversos componentes del proyecto, cada persona depende de los demás para completar su parte en la línea de tiempo correcto. Las reuniones periódicas o de comunicación escrita a través de notas o mensajes de correo electrónico mantiene a todos en el mismo nivel de conocimiento. También puedes delegar funciones en los diferentes miembros del equipo si la marcha del proyecto así lo requiere.

Créditos de las fotos

  • Jupiterimages/BananaStock/Getty Images