Explicación del formulario de empleo W4

Escrito por Grace Ferguson | Traducido por María Florencia Lavorato
Utiliza el formulario W-4 y el circular E del IRS para calcular la retención del impuesto sobre la renta federal.

Utiliza el formulario W-4 y el circular E del IRS para calcular la retención del impuesto sobre la renta federal.

El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) tiene reglas estrictas en cuanto al formulario W-4 y su relación con el empleo. El IRS requiere que los empleadores den a los nuevos empleados un formulario W-4 para completar. El W-4 juega un papel integral en el proceso de retención de impuestos, y el empleador y el empleado están obligados a cumplir con sus requisitos.

Relevancia

El IRS estableció el Formulario W-4 para ayudar al empleador a determinar el monto del impuesto sobre la renta federal a retener de los ingresos de los empleados. El impuesto sobre la renta federal del empleado se basa en su estado civil, subsidios, tablas de retención de impuestos del IRS (Circular E) o el estado de exención. El empleado puede indicar su estado civil, subsidios, impuesto adicional que se debe retener de cada período de pago o estado de exención en el formulario W-4. Sin el W-4, es difícil saber las verdaderas condiciones de retención de los empleados.

Subsidios

El IRS permite que el empleado reclame subsidios en su formulario W-4, que reducen sus salarios imponibles. Por ejemplo, se puede reclamar a sí mismo, a su cónyuge y a sus dependientes. Cuanto más reclame, menos serán los impuestos federales retenidos, y cuanto menos reclame, mayor será la retención. El empleador no debe retener el impuesto sobre la renta federal, si el empleado reclama una exención en el formulario W-4.

Recurso del empleador

El empleador puede descargar el formulario oficial W-4 del sitio Web del IRS. Cabe destacar que el empleador puede usar un sustituto del W-4, siempre que contenga un lenguaje similar al del W-4 oficial. El empleador debe desarrollar el sustituto del W-4; el empleado no puede desarrollarlo. Si el empleado se niega a presentar el formulario W-4, el empleador le puede categorizar como único sin subsidios, es decir, en el tramo impositivo más alto.

Recursos del empleado

El empleado es responsable de asegurarse de pagar el impuesto sobre la renta federal adecuado. Por lo tanto, debe ajustar sus impuestos en consecuencia. Pagar menos por el impuesto sobre la renta federal puede hacer que la persona le deba al IRS al presentar su declaración de impuestos. Si paga de más, tendrá que esperar hasta después de presentar su declaración de impuestos para recibir su reembolso. El empleado sólo debe reclamar lo que tiene sobre el formulario W-4. Cabe destacar que el IRS puede cobrarle una multa de US$500 por la presentación de un formulario W-4 falso. Puedes usar una calculadora de retenciones del IRS o la Publicación 919 del IRS para determinar si necesitas ajustar tus impuestos y presentar un nuevo formulario W-4.

Formularios inválidos

Si el empleado envía un formulario W-4 inválido, el empleador debe devolvérselo y solicitar uno válido. Si no cumple, el empleador debe retener el impuesto sobre la renta federal como soltero y sin subsidios. Si el empleado tiene un formulario W-4 anterior válido, el empleador puede utilizarlo para hacer la retención. Un formulario W-4 inválido incluye uno con una fecha incorrecta o modificaciones no autorizadas.

Consideraciones

Se requieren extranjeros no residentes para completar un formulario W-4, pero se aplican instrucciones especiales. Por ejemplo, el empleado sólo puede marcar "soltero" en la línea de estado civil del W-4 y no puede reclamar excepción. El empleador debería consultar el circular E del IRS para el año fiscal correspondiente para la retención de las instrucciones para extranjeros no residentes.

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