Estrategias de presupuesto de base cero

Escrito por Jeffrey Thomas | Traducido por Eleni Riveros Iglecias
Las estrategias de presupuesto de base cero incluyen la formación de equipos, análisis de gastos y una planificación adecuada.

Las estrategias de presupuesto de base cero incluyen la formación de equipos, análisis de gastos y una planificación adecuada.

Un presupuesto de base cero inicia con una pizarra en blanco. Cada partida requiere explicación y justificación que demuestre que cumple con las necesidades y recursos actuales de la empresa. El proceso puede ser detallado y consume mucho tiempo. Sin embargo, una cuidadosa planificación reduce las demandas de tiempo del proceso, y un enfoque basado en la presupuestación en equipo, proporciona la oportunidad para que todos los empleados participen y se sientan dueños de los objetivos de la empresa, lo que puede resultar beneficioso para empresas pequeñas y nuevas organizaciones.

Ventajas

Las empresas utilizan uno de los dos métodos de presupuestación, o a veces una mezcla de los dos, para crear sus presupuestos. El método de presupuesto incremental, multiplica los resultados financieros del año anterior en un porcentaje basado en las tendencias del sector y la inflación, para elaborar el presupuesto del año en curso. Este método tiende a producir un presupuesto que repite el del año anterior a un nivel ajustado por el multiplicador. El otro método, el de presupuesto de base cero, proporciona un método alternativo al enfoque gradual. El no tomar en cuenta los resultados anteriores, obliga a una empresa a examinar la totalidad de sus gastos. Dirige sus recursos a las necesidades actuales, y no automáticamente a dónde fueron el año pasado. Los gerentes que elaboran presupuestos de base cero, deben pensar en términos de creación de la eficiencia y nuevas oportunidades para la empresa. Se requiere formar directivos que piensen estratégicamente, y se basa en su capacidad para evaluar honestamente su parte del negocio.

Estrategia de autoimposición

La presupuestación de base cero proporciona una oportunidad para implementar el presupuesto autoimpuesto, un proceso que utiliza individuos de todos los niveles de la empresa, para producir el presupuesto. Esta estrategia proporciona a los empleados un sentido de pertenencia en los objetivos de la empresa y el presupuesto resultante. El compromiso con los objetivos de la compañía, a menudo aumenta entre los que ayudaron a formular esas metas. Además, los más cercanos al trabajo tienden a producir presupuestos más precisos, mientras que los gerentes retirados del proceso de trabajo real, pueden poseer expectativas poco realistas. La estrategia de autoimpuesto también reduce las quejas sobre presupuestos poco realistas o irrealizables, impuestos desde arriba. Las empresas más pequeñas y nuevas empresas, en particular, pueden beneficiarse en este sentido, de la participación del equipo.

Narrativa de gastos

La presupuestación de base cero requiere justificar todos los gastos en el presupuesto de la compañía. En combinación con una estrategia de autoimposición, la administración debe requerir a los directivos de la unidad que escriban una breve descripción de cada partida en su presupuesto. Haz que expliquen por qué deben gastar ese dinero y cómo la compañía se beneficiará de ello. A medida que la empresa avanza en el ejercicio presupuestario, todos poseen una idea clara de lo que los números de la hoja de cálculo significan. Por ejemplo, si un director de producción basa su gasto en la construcción de 5.000 unidades, puede explicar un aumento de los gastos que apuntan a un ciclo de producción de 6000 unidades.

Gestión del proceso

La presupuestación de base cero requiere un compromiso de tiempo y recursos que pueden superar la capacidad de un pequeño negocio. Debido a esto, una empresa puede encontrar conveniente crear un presupuesto de base cero, una vez cada pocos años y utilizar los presupuestos incrementales en los años intermedios. Una empresa puede establecer un horario en el que cada unidad operativa produzca un presupuesto de base cero, una vez cada pocos años, pero que al menos una unidad elabore ese presupuesto cada año. Emplear una de estas estrategias ayuda a que tu pequeña empresa disfrute de las ventajas de la presupuestación de base cero, sin que toda la compañía pase por el proceso cada año.

Créditos de las fotos

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