El costo de nómina a final de mes y su contabilidad

Escrito por Kristine Tucker | Traducido por Vittore Notabene

Una pequeña empresa normalmente tiene gastos de nómina a final de mes que calcula y mantiene usando un software de contabilidad. Para muchas compañías, el método de contabilidad de caja del software es la forma más sencilla y eficiente para realizar un seguimiento de los costos de nómina. Como empleador, debes incluir en tus gastos de nómina de fin de mes tanto tu porción de impuestos federales y estatales, como la porción que corresponde a cada empleado.

Salarios y beneficios

La parte más costosa de los costos de nómina de fin de mes son los salarios y beneficios de los empleados. Estos gastos incluyen salarios regulares, pago por días de enfermedad de los empleados, compensación por los días de vacaciones y cualquier beneficio complementario distribuido a través de nómina. El software de contabilidad puede calcular los salarios por hora o pagar el salario en función de cómo configures el programa. La nómina generalmente se mantiene y se registra por separado de las cuentas por pagar .

Impuestos federales

Al final del mes, necesitas calcular el impuesto federal sobre los sueldos de tus empleados y retener tanto tu porción como la porción de impuestos de los empleados. Puedes presentar ambas porciones de los impuestos federales electrónicamente mediante el Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) o puedes enviar el pago al servicio de impuestos internos por correo. Los impuestos federales sobre la nómina suelen ser la segunda mayor porción de tus gastos de nómina de fin de mes.

Seguridad social y Medicare

Debes pagar la Seguridad Social y Medicare para cada uno de tus empleados como parte de tus costos de nómina de fin de mes. Estos gastos pueden ser presentados junto con los pagos de impuestos federales usando el EFTPS o mediante pago a través del correo. El software de contabilidad puede calcular tanto tu porción de la Seguridad Social y Medicare, así como la porción de cada empleado. Es tu responsabilidad retener el Seguro Social y Medicare del salario de tus empleados.

Impuestos estatales

Muchos estados requieren que un patrono retenga impuestos estatales de los cheques de nómina de sus empleados a fin de mes. Varios estados, incluyendo Washington, Nevada, Wyoming, Dakota del Sur, Alaska, Texas, Tennessee, Florida y Nueva Hampshire, no exigen impuestos estatales, por lo que el empleador no tiene que retener o presentar ningún impuesto estatal para los empleados que trabajan y que residen en esos estados. La mayoría de los programas de Contabilidad permiten introducir las ecuaciones y los porcentajes en el menú de configuración que calcula automáticamente tu costo de impuesto sobre la renta estatal de fin de mes. Debes enviar por correo el pago de impuestos o enviarlo electrónicamente a tu departamento de impuestos estatal. En los estados de impuesto sobre la renta, debes retener el impuesto estatal del cheque de cada empleado a fin de mes, pero no tienes que presentar el impuesto sobre la renta estatal financiada por el empleador en nombre de tus empleados.

Impuesto de desempleo

Debes retener el impuesto estatal de desempleo y enviarlo a la agencia de desempleo de tu estado como parte de tus gastos de fin de mes. Tus empleados no tienen que pagar impuestos de desempleo, ya que esta es únicamente responsabilidad financiera de la empresa. El software de contabilidad puede calcular el impuesto de desempleo de tu estado, una vez que ingreses el porcentaje en el menú de configuración. No estás obligado a pagar el impuesto federal de desempleo en forma mensual .

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