Ejemplos de justificación presupuestaria

Escrito por Marilyn Lindblad | Traducido por Karen Angelica Malagon Espinosa

Un presupuesto puede ser una herramienta importante de manejo. Un presupuesto adecuado permite a una empresa prever sus gastos de operación y planear los costos recurrentes. El ingreso de cantidades en una forma de resumen presupuestario es sólo parte del proceso presupuestario. Un gerente que crea un presupuesto también debe dar una explicación detallada de cada artículo, conocido como justificación presupuestaria o una descripción del presupuesto para apoyar estas cantidades.

Nómina

Agregar la nómina al presupuesto requiere de un gerente que dirija algunos factores. La justificación presupuestaria debe incluir el título del trabajo, la razón por la que el departamento necesita a un empleado nuevo, el título del trabajo y el rango de salario. Un ejemplo de justificación presupuestaria para un asistente administrativo es: "asistente administrativo: 1 @US$35.000. El departamento de ventas necesita otro asistente para apoyar a los tres gerentes nuevos de ventas que fueron contratados el año pasado. Se trata de un pesto de tiempo completo. El salario promedio local para el puesto es de US$33.000 a US$36.000".

Equipo y suministros

El equipo y los suministros de oficina incluyen muchos artículos que el empleado necesita para hacer su trabajo. Detallar estos artículos es parte del proceso de justificación presupuestaria. Si la administración tiene que recortar gastos, un presupuesto detallado facilitará el modo para informar sobre esta decisión y sobre los artículos que habrá que reducir. Por ejemplo: Equipo de oficina y suministros para el nuevo asistente administrativo: US$2.225. Desgloce: 1 computadora @ US$1.000 (incluye CPU, monitor, teclado y software con configuración estándar). 1 estación de trabajo @ US$1.000 (incluye computadora de escritorio estándar, archivero y silla). Artículos de oficina @ US$225 (presupuesto anual actual para suministros dividido entre el No. de empleados es US$225). Este ejemplo da a la administración la oportunidad de recortar US$225 del presupuesto en caso de que necesite hacer reducciones en lugar de elegir una cantidad de recorte al azar.

Capitalización

Una empresa debe capitalizar ciertos gastos que se convierten en activos y los lleva a sus registros con el paso del tiempo. Una justificación presupuestaria detallada establece si un gasto es un gasto de capital, un gasto de operación o un gasto de la empresa que incluye el costo de productos vendidos.. Un ejemplo de un gasto capitalizado es: "remplazar el sistema HVAC en las oficinas centrales de US$36.000. El precio se basa en la oferta ganadora y que se va a capitalizar bajo las reglas de capitalización uniforme".

Costos indirectos

Un presupuesto también debe incluir una justificación por costos indirectos. Los gastos indirectos a menudo se reflejan como un porcentaje de gastos directos. Los costos como la depreciación y las utilidades son gastos indirectos. De forma similar, los costos que benefician a toda la organización pero que no se pueden atribuir fácilmente a un proyecto como servicios de secretaría y servicios de gestión se consideran gastos indirectos. Después de enlistar los gastos directos, un gerente totaliza los gastos e incluye la justificación presupuestaria para gastos indirectos. Por ejemplo: "gastos indirectos: US$10.000. Los gastos directos son de US$100.000 y el promedio de gastos indirectos es de 10 por ciento: 100.000 x 0,10=10.000".

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