Diferencia entre el sistema de inventario permanente y el periódico

Escrito por David Ingram | Traducido por Priscila Caminer

    Los sistemas de inventario rastrean el flujo de materias primas, los trabajos en proceso y los productos terminados, desde la recepción hasta la venta y el envío. Los contadores utilizan diferentes métodos de seguimiento de inventarios en función del tipo de productos y servicios que venden. Además de elegir un método de contabilidad de inventario, los contadores deben elegir si desean utilizar un sistema de inventario permanente o periódico.

    Significado

    La elección entre un sistema de inventario permanente y uno periódico es una decisión importante para los propietarios de las pequeñas empresas, ya que cada tipo tiene sus propias ventajas y desventajas, así como requisitos específicos de aplicación. Ambos tipos son más adecuados a situaciones específicas. Los sistemas de inventario permanentes, por ejemplo, pueden aumentar la eficiencia contable, pero incurren en un gasto inicial grande. Los sistemas de inventario periódicos, aunque son menos costosos de implementar, pueden ser menos precisos y fiables que los sistemas permanentes.

    Inventario permanente

    Bajo un sistema de inventario permanente, las cuentas de inventarios y las bases de datos se actualizan automáticamente cada vez que se recibe o vende un producto. Los sistemas de inventario permanentes se basan en la tecnología de la información para hacer un seguimiento al instante del movimiento del inventario y para enviar actualizaciones electrónicas a través de cualquier distancia a las bases de datos centrales. A modo de ejemplo, una tienda puede utilizar la Identificación por Radiofrecuencia (RFID), lectores de etiquetas para escanear los artículos del inventario en el punto de venta. Un sistema de programa informático Punto de Venta (POS) en la caja registradora/computadora puede capturar y almacenar información sobre exactamente qué elemento se vendió, a continuación, luego enviar la información a través de Internet a la base de datos de contabilidad central de la empresa en la oficina central regional o nacional. Este proceso se puede repetirse automáticamente para cada transacción que tenga lugar durante el día.

    Inventario periódico

    Los sistemas de inventario periódicos usan auditorías de inventario regulares y al azar para actualizar la información de seguimiento del inventario. En lugar de confiar en la tecnología para actualizar las bases de datos cada vez que se vende un artículo, los administradores deben contar físicamente el inventario en el almacén de vez en cuando, comparando el inventario manualmente contra el recibo y los datos de ventas de los departamentos de ventas y de compras para determinar si existe cualquier discrepancia.

    Aplicaciones

    En términos generales, las empresas más pequeñas dependen de los sistemas de contabilidad de inventario periódico debido a los grandes gastos de la implementación de un sistema perpetuo de tecnología pesada. Algunos negocios pequeños, tales como concesionarios de automóviles, pueden ser capaces de utilizar un sistema perpetuo manual debido a su volumen de ventas relativamente bajo. Los sistemas de inventario permanentes son los más adecuados para los vendedores de alto volumen de productos con múltiples puntos de venta, ya que la realización de recuentos físicos del inventario en estos tipo de empresas puede ser lento y costoso. Los sistemas de inventarios periódicos son los más adecuados para las empresas que venden un bajo volumen de productos y a precios primos, que pueden ser fácilmente rastreados personalmente día a día. Además de un concesionario de coches, las galerías de arte y las tiendas de instrumentos musicales son ejemplos de empresas adaptadas a la utilización de un sistema periódico. En este tipo de negocios, los vendedores tienden a saber exactamente lo que está en dentro de la tienda cada día y lo que se ha vendido, a diferencia de los negocios como quioscos que almacenan una gran cantidad de productos similares.

    Consideraciones

    Debes realizar auditorías físicas de forma regular en los sistemas de inventario perpetuo y periódico. Cubre todas las bases cuando se trata del seguimiento y control del inventario. Una gestión eficaz del inventario puede contribuir en gran medida con tus márgenes de ganancia y a la línea final, reduciendo costos innecesarios por robos, desperdicios, deterioro y obsolescencia. Los sistemas de gestión del inventario reducen aún más los costos al proporcionar a los administradores información y las herramientas para resolver rápidamente cualquier problema de inventario, dejando espacio para otras actividades productivas.

    Créditos de las fotos

    • Jupiterimages/Comstock/Getty Images