Descripción del trabajo de una Asistente Ejecutiva de un CEO

Escrito por Maria Christensen | Traducido por Liz Mancilla

El estar en la parte superior de una jerarquía le brinda al gerente general la máxima responsabilidad del desempeño de la empresa, lo cual significa también que necesita la mejor ayuda que pueda tener para estar bien organizado. Las asistentes ejecutivas, también conocidas como secretarias ejecutivas o asistentes administrativas, brinda esa ayuda a través de un gama de tareas, incluyendo tareas de oficina, investigación y dirección de roles. El puesto requiere de un alto nivel de integridad, debido a que estarás expuesta a información confidencial y sensible.

Requisitos

No hay requisitos de educación formal además del diploma de secundario o GED, pero una educación más avanzada puede ayudarte. Este no es un puesto con nivel de entrada, por lo que debes planear trabajar para poder ascender con el correr del tiempo. La página web O-Net OnLine, un servicio de los Estados Unidos, del Departamento de Trabajo, informa que el 26 por ciento de las asistentes ejecutivas tenían un título técnico en el 2010, mientras que el 41 por ciento tenía alguna educación universitaria, pero no necesariamente de grado. Las clases en administración de empresas, comunicación, contabilidad, e informática son de gran ayuda. Dependiendo de la industria y la empresa, puede que haya un revisión de tus antecedentes penales para permitirte trabajar en áreas de alta seguridad, por lo que un informe limpio y buenas referencias son importantes.

Capacidades y habilidades

Necesitarás una alta capacitación para las tareas de oficina para este puesto, tal como un nivel avanzado o experto en procesador de texto, planillas de cálculos y bases de datos. También es necesario tener excelentes habilidades para escribir y para la comunicación verbal, especialmente porque podrías llegar a ser una intermediaria entre el CEO y la junta directiva. Un CEO es una persona muy ocupada, por lo que la habilidad para anticipar las necesidades, pensar críticamente y ofrecer soluciones a los problemas pueden ayudarlos a ambos. En un empresa grande, el CEO puede tener un equipo de trabajo que incluya una recepcionista o asistentes administrativos generales. Como la asistente ejecutiva, esperarán que seas tú quien supervise el equipo de trabajo, por lo que será de gran ayuda que cultives tus habilidades de liderazgo.

Tareas

La rutina diaria de una asistente ejecutiva es rara vez la misma día a día, y varía en gran manera dependiendo la industria para la que trabajas, y el tamaño de la empresa. Las tareas típicas incluyen manejar la compleja agenda del CEO. Lo cual significa que tendrás que programar reuniones, conferencias de llamadas y viajes. Puede que lleves adelante el acta de las reuniones, escribas informes, prepares la correspondencia y que tengas que priorizar las situaciones que necesitan más atención. Los conocimientos en contabilidad general y las buenas habilidades en las matemáticas serán necesarias para preparar un informe de gastos del CEO, reconciliar el resumen de cuenta de la tarjeta de crédito o presentar datos de facturación.

Paga y perspectivas

El salario promedio de una asistente ejecutiva en el 2011 era US$48.120 por año, o US$23,13 por hora, según el Bureau of Labor Statistics. Los salarios varían significativamente dependiendo de la industria, lugar y experiencia. Los salarios más altos fueron de US$71.020 anual, mientras que el 10 por ciento más bajo fue de US$30.320 por año. El crecimiento que se estima para el 2020 será de un 10 por ciento a un 19 por ciento, según O-Net OnLine, con servicios educativos, profesionales, científicos y técnicos que ofrecen las mayores oportunidades de empleo.

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