Deberes de un asistente administrativo en una organización sin fines de lucro

Escrito por Laurie Reeves | Traducido por Laura De Alba

    Las organizaciones sin fines de lucro con un estatus 501(c)3 reciban un ingreso operacional a través de las donaciones, fondos, pagos de membresías y ofertas de programas. Tal organización puede estar supervisando un museo, alguna unidad educativa o de salud o un programa de caridades o religioso. Las agencias sin fines de lucro tienen un estatus de exento de impuestos con el gobierno porque no ganan beneficios de sus esfuerzos. En lugar de eso, sus ganancias ayudan a fundar los programas que continúan el propósito de la organización y sus metas. Aún así, los asistentes administrativos para las organizaciones sin fines de lucro completan el mismo tipo de deberes que aquellos que trabajan en compañías lucrativas.

    Comunicación

    Los asistentes administrativos de empresas sin fines de lucro manejan las comunicaciones diarias para el director o los empleados directivos en la organización. Opera como el portero de la organización porque casi todo cruza su escritorio primero. Responde llamadas, toman mensajes, agenda reuniones y escribe cartas o prepara los lanzamientos de prensa. Abre clasifica correo y lo envía al personal apropiado. Puede responder a las dudas por correo electrónico o enviarlas al ejecutivo. El asistente administrativo lee como prueba los reportes y los documentos escritos para la gramática, puntuación y errores de ortografía. En las organizaciones más pequeñas sin fines de lucro, el asistente administrativo también crea los bosquejos de comunicaciones para la revisión del director.

    Sistemas de registros

    Las organizaciones sin fines con membresías recolectan las tarifas y deberes de los miembros. El asistente administrativo responsable de crear, mantener y actualizar la base de datos de las tarifas de membresías y mantener un registro de los datos de renovación. Cada mes, enviar a los recordatorios de deuda a los miembros. Con las minutas y anuncios de la tabla mensualmente. La responsabilidad de mantener los sistemas de envío electrónicos y de papel recae sobre sus hombros.

    Financiero

    En las organizaciones sin fines de lucro más pequeñas sin contadores en casa, el asistente administrativo maneja las responsabilidades básicas de llevar los libros. Registra los ingresos, hasta los depósitos bancarios y completa la reconciliación bancaria mensual bajo la supervisión del director ejecutivo. Puede preparar la nómina, generar cheques para los materiales de los proveedores y hacer una revisión ejecutiva y actualizar los registros financieros. Preparar los estados financieros mensualmente para la revisión por medio del director ejecutivo y la inclusión en las reuniones de la dirección es otra tarea que realiza.

    Oficina general

    Una de sus principales responsabilidades es mantener la oficina organizada y funcionando eficientemente. Supervisa los materiales de oficina (ordenándolos según sea necesario), mantiene un registro del inventario y entrevista a los nuevos proveedores. El equipo de oficina tales como máquinas de fax, video proyectores utilizados para las presentaciones, sistemas telefónicos y copiadoras están bajo su supervisión. Cuando algún equipo de oficina falla, llama a los técnicos de reparación. El asistente administrativo es la espina dorsal de la organización sin fines de lucro; como portero, sabe todo lo que sucede en la organización.

    Créditos de las fotos

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