Cuáles son los objetivos de un sistema de contabilidad

Escrito por Shala Munroe | Traducido por Enrique Pereira Vivas
Los programas de software proporcionan informes más fáciles que los sistemas de contabilidad de papel.

Los programas de software proporcionan informes más fáciles que los sistemas de contabilidad de papel.

Ya sea que tu sistema de contabilidad es simple o complejo, debe cumplir con ciertos objetivos para mantener tu negocio funcionando sin problemas. Es difícil tomar decisiones de negocios informadas sin información contable precisa que te ayude a ver dónde estás, dónde has estado y las tendencias hacia dónde te diriges. El sistema de contabilidad debe ser una herramienta que proporcione información fácil de entender en el formato que necesitas.

Seguimiento de gastos e ingresos

El objetivo principal de un sistema de contabilidad es ayudarte a realizar un seguimiento de los ingresos y gastos de tu empresa. Comparar los dos te da una instantánea de los beneficios o pérdidas de la empresa, aunque hay otros factores que determinan a menudo si tu empresa tiene éxito. Un mes que muestre una pérdida es comprensible si has adquirido una gran pieza de equipo ese mes, por ejemplo. Para crear los informes necesarios, es imprescindible saber de dónde viene el dinero y hacia adónde va.

Informes

Los informes precisos son esenciales para tu capacidad de tomar decisiones de negocios. Un sistema contable debe ser capaz de proporcionar informes personalizados para que puedas examinar todos los aspectos de tus ingresos y gastos de un vistazo. Si tu estado de resultados muestra un beneficio, pero un departamento lleva a cabo continuamente una pérdida, tu empresa no está funcionando a su máxima eficiencia. El costo de los bienes vendidos debe ser un número bastante consistente. Cuando empieza a subir, necesitas saberlo de inmediato para que puedas cambiar tus hábitos de compra. Los informes también son esenciales cuando tratas de obtener un nuevo préstamo o quieres desarrollar una relación de negocios con otra empresa. En ambos casos, tendrás que proporcionar diferentes tipos de estados financieros.

Flujo de trabajo

El sistema contable debe ayudar a mejorar el flujo de trabajo de tu oficina mediante la creación de una ubicación central para la información financiera y los formularios. Con todo el personal utilizando el mismo sistema, tendrás acceso inmediato a las órdenes de compra pendientes, facturas, informes de gastos y hojas de tiempo. Esto te permitirá conocer no sólo el estado actual de tus finanzas, sino lo que puedes esperar en el futuro cercano. Te ofrece una instantánea del dinero que se espera que entre, cuándo se espera y el dinero que pueda estar saliendo en el mismo plazo. Esto centraliza tus funciones de contabilidad de manera que todas las transacciones se mantengan en el mismo sistema, lo cual permite un flujo de trabajo más eficiente a través de tu oficina. Tus empleados no tienen que hacer un seguimiento a la versión más reciente del informe de gastos; ése siempre está disponible a través del sistema, por ejemplo.

Información fiscal

Los impuestos de negocios son complicados. Debes hacer un seguimiento de las obligaciones tributarias de tu empresa, así como lo que has pagado a los programas federales de tus empleados, tales como el Seguro Social, para informar esa información con exactitud en los formularios W-2. Mantener toda tu información financiera en un solo lugar simplifica el proceso de impuestos permitiéndote crear los informes que necesites en la demanda para dárselos a tu contador. Esto incluye la información W-2, la información de ventas e ingresos, así como los gastos relacionados con la empresa y la depreciación de sus activos. Algunos sistemas contables permiten escanear los recibos para adjuntarlos a los informes de gastos o a las compras por conveniencia si son auditados, pero todos los sistemas deben ser capaces de realizar un seguimiento adecuado de la información necesaria para presentar tus impuestos.

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