Cuáles son los indicadores clave de rendimiento para un departamento de compras

Escrito por Kenneth Hamlett | Traducido por Enrique Pereira Vivas
Los departamentos de compras utilizan diversos indicadores clave de rendimiento para medir el desempeño de los proveedores y del departamento.

Los departamentos de compras utilizan diversos indicadores clave de rendimiento para medir el desempeño de los proveedores y del departamento.

El departamento de compras de cualquier empresa, grande o pequeña, tiene una gran responsabilidad. Se encarga de la búsqueda de bienes o servicios al mejor precio, en la cantidad deseada y con la calidad requerida. Algunos indicadores de rendimientos clave (KPI, por sus siglas en inglés) de compra pueden ayudar a cualquier negocio a comprender sus hábitos de compra e indicar el desempeño del proveedor superior o inferior.

Entrega a tiempo

Uno de los KPIs principales para un departamento de compras es el tiempo de entrega métrica. La métrica mide la capacidad del proveedor para entregar la mercancía en la fecha de entrega solicitada. Para el cálculo de la métrica, se divide el número de entregas a tiempo por el número total de entregas. Si vendedor "A" cuenta con 500 entregas en total con 450 entregas que cumplen con la fecha de entrega solicitada, entonces el vendedor "A" tiene un rendimiento en tiempo del 90 por ciento (450/500 = 0.90 o 90%). Al igual que todos los indicadores, hay algunas excepciones en los datos utilizados para medir la métrica. Por ejemplo, una empresa no debe penalizar a un proveedor por falta de una fecha de entrega si la empresa no cumple con los requisitos de tiempos de entrega del proveedor. Asimismo, la empresa no debe penalizar al proveedor si la empresa solicita un cambio en la orden de compra, mientras que los bienes se producen y este cambio obliga al proveedor a perder la fecha de entrega.

Cantidad

La recepción de cantidades incorrectas de órdenes de compra, ya sea demasiado o poco, actúa como otra medida del proveedor. Las órdenes de compra actúan como un contrato para comprar una determinada cantidad y calidad de los bienes en condiciones específicas. Cuando un proveedor envía constantemente la cantidad incorrecta de las mercancías indica una serie de cosas para el comprador; el proveedor podría tener problemas financieros y tiene dificultades para comprar los materiales necesarios para suministrar los bienes, el proveedor tiene problemas de producción con los productos específicos en cuestión o el proveedor ha capacitado mal al personal. Para el cálculo de este indicador, se divide el número total de entregas con la cantidad correcta entre el número total de las entregas recibidas.

Costo por unidad

Las empresas utilizan el costo unitario de un producto como parte de la fórmula para el cálculo de su precio de venta. Cuando el costo unitario se incrementa por encima del costo unitario medio, puede cortar en el margen de beneficio del producto. Los departamentos de compras típicamente han contratado los precios de determinados bienes y servicios. Por ejemplo, la empresa "A" tiene un contrato para comprar los widgets a 20 centavos cada uno. El departamento de compras no emitió una orden de compra por 20.000 aparatos en el tiempo suficiente para tener los widgets listos para la producción. En consecuencia, los widgets fueron enviados por aire desde la fábrica en Guangdong hacia el almacén en Alabama. El costo de flete aéreo del producto ascendió a US$3.000. El costo unitario de la orden de widgets ya no es de 20 centavos de dólar cada uno, sino 35 centavos cada uno. Para calcular el costo unitario de nuevo, suma los gastos adicionales del flete aéreo (US$3.000) para el total de la cantidad ordenada (US$0,20 x 20.000 = US$4.000). Divide el nuevo total por el número total de widgets ordenados (US$4.000 + US$3.000)/20,000 = US$0,35. El seguimiento de las variaciones de costos unitarios ayuda a las empresas a entender y controlar sus gastos de compras.

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