¿Cuáles son las principales responsabilidades de las asistentes administrativas y de las asistentes de recursos humanos?

Escrito por Victoria Robles | Traducido por Maricela Guillen

Mucho más que sólo oficinistas generales, las asistentes administrativas y las asistentes de recursos humanos proporcionan apoyo administrativo esencial a los ejecutivos y gerentes de departamento de cualquier pequeña empresa. Con su equipo de cómputo, sus habilidades de comunicación y de captura de datos, las asistentes administrativas y de recursos humanos son capaces de ayudar con las tareas administrativas tanto complejas como generales, permitiendo a sus supervisores más tiempo para llevar a cabo sus tareas administrativas.

Procesamiento de datos

Tanto las asistentes de recursos humanos como las administrativas son responsables de la actualización de registros en el sistema informático. Esto implica organizar registros escritos y escribir con precisión la información en el sistema informático. Las asistentes de recursos humanos regularmente procesan y actualizan los registros del personal, la nómina y las solicitudes de empleo. Las asistentes administrativas capturan y actualizan diferentes tipos de registros, basados en el negocio o en el departamento en el que trabajan. Esto puede incluir información de clientes, ventas o historiales médicos. Ambas asistentes están también a menudo a cargo de generar informes mensuales o anuales u hojas de cálculo utilizando la información que han capturado en el sistema.

Mantenimiento del archivo

Las asistentes administrativas y de recursos humanos son responsables de mantener los archivos de la oficina. Deben archivar, etiquetar, organizar y responder a las solicitudes de archivo de sus supervisores o de otros departamentos. Las asistentes administrativas a menudo mantienen archivos generales de la oficina incluyendo expediente de clientes, de contabilidad y de contratos. Las asistentes de recursos humanos deben mantener expedientes de empleados, candidatos y nómina además de los archivos generales de oficina. Puesto que la mayoría de estos archivos contienen información confidencial, las asistentes de recursos humanos también son responsables de desarrollar y seguir los procedimientos apropiados para mantener dichos archivos.

Comunicaciones

Las asistentes tanto de recursos humanos como las administrativas son responsables de comunicarse con clientes, proveedores externos y personal del departamento en nombre de su empleador. Reciben a los clientes, contestan el teléfono, toman mensajes y convocan a reuniones. En recursos humanos también pueden ayudar a sus superiores al realizar entrevistas de trabajo, aplicar exámenes, estar en comunicación con los candidatos, verificar referencias y capacitar a los nuevos empleados sobre las políticas de la empresa. Ambas asistentes pueden ser responsables también de la capacitación y supervisión de otros oficinistas o recepcionistas que trabajen dentro de su departamento.

Labores de oficina

Las asistentes ayudan a sus jefes inmediatos al llevar a cabo tareas básicas de oficina tales como escribir correspondencia, enviar correos electrónicos y faxes, sacar copias y clasificar el correo postal. También pueden hacerse cargo del equipo de la oficina así como de los suministros, incluyendo mantener un inventario de artículos de papelería y garantizar que las máquinas de la oficina se mantengan en funcionamiento. En recursos humanos las asistentes pueden manejar responsabilidades adicionales de oficina como llevar el control de asistencia de los empleados, clasificar e imprimir los cheques de nómina y preparar el material de reclutamiento.

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