¿Cuáles son las funciones de una secretaria como asistente de un gerente?

Escrito por Anna Windermere | Traducido por Morena Parras

    Una secretaria o asistente administrativa, que trabaja para un gerente desempeña una serie de tareas similares a las de una asistente de oficina. Sin embargo, el enfoque del trabajo es de los proyectos de su jefe y no de todo el departamento o de todos los empleados de la compañía. Las tareas incluyen el manejo de las comunicaciones verbales y escritas, la preparación de documentos, la organización de la oficina y la gestión de los proyectos. El gerente a quién atiende la asistente es típicamente de nivel medio quién supervisa a un equipo de empleados, contrario a un ejecutivo de alto nivel.

    Comunicaciones

    La asistente de un gerente usualmente responde las llamadas telefónicas solamente para su jefe. Ella sirve como la primera persona que entra en contacto con los visitantes de la oficina, saluda e instruye a las personas que llegan para las citas. Toma los mensajes telefónicos del gerente y de ser necesario responde a las llamadas telefónicas de su jefe en su nombre. La asistente prepara comunicaciones escritas, tales como cartas y correos electrónicos, también en nombre de su jefe. Ella sirve como el punto focal para recibir la correspondencia y los paquetes que se reciben y se despachan.

    Documentos

    La asistente de un gerente usa aplicaciones de software para preparar hojas de datos, documentos de procesamiento de textos, bases de datos y otros tipos de documentos, tales como los formatos de la empresa. Ella es responsable por la precisión de los documentos, lo que requiere habilidades efectivas de gramática y escritura. Usualmente un gerente requiere una asistente que tiene experiencia relacionada con las aplicaciones de computadoras. Por ejemplo, un gerente financiero podría requerir que su asistente sea experta usando aplicaciones tales como Excel de Microsoft para preparar las hojas de cálculo financieras.

    Organización

    Las funciones de organización son clave dentro de las responsabilidades de una asistente de gerente. Ella debe mantener y operar las fotocopiadoras, impresoras los sistemas de teléfono, de videoconferencia y de otro equipo de oficina. La asistente debe mantener control de lo que está en inventario y cuándo solicitar insumos de oficina. Ella debe mantener los sistemas de archivos físicos y electrónicos, de forma que los gerentes tengan un acceso fácil a los documentos importantes. Además, la asistente debe ser responsable de organizar la agenda y el calendario del gerente.

    Gestión de proyectos

    La asistente de un gerente a menudo se involucra directamente en la gestión de los proyectos especiales. Esta función puede requerir obtener información de proveedores y clientes, así como negociar con ellos precios u otras condiciones. La asistente puede ayudar a crear presentaciones y reportes para conferencias o reuniones. El nivel de involucramiento de una asistente en gestionar un proyecto depende de su propia experiencia, así como del nivel de ayuda que necesite el gerente. Los gerentes que viajan a menudo pueden depender más en la experiencia de sus asistentes para manejar la oficina y los proyectos de la oficina central de forma fluida.

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