¿Cuáles son las calificaciones de una asistente administrativa?

Escrito por Maria Christensen | Traducido por Morena Parras

Las asistentes administrativas exitosas prosperan en desempeñar una amplia variedad de tareas, desde tareas clericales hasta trabajos especializados en industrias específicas. Puedes entrar en un campo solamente con la educación de la escuela y ganar experiencia a medida que avanzas, pero encontrarás que las oportunidades de empleo y de crecimiento son fáciles de obtener teniendo mayor educación. La Oficina de Estadísticas Laborales de EE.UU. espera un crecimiento promedio para esta posición en los años venideros, por lo que mientras más habilidades poseas mayores serán tus oportunidades.

Educación

Un diploma de la escuela que incluya clases de tecnología y de negocios pueden prepararte para una posición de entrada como asistente administrativa. Educación adicional o una certificación es valiosa para obtener posiciones con mayor responsabilidad y con mejor paga. Muchos empleadores prefieren candidatas con al menos educación básica, tales como algunos años de estudio en la universidad comunitaria o en la escuela vocacional, con cursos en habilidades de computación, comunicación y de oficina. Las clases ganadas y alguna experiencia laboral te permiten calificar para tomar el examen para convertirte en una Profesional Administrativa Certificada, administrado por la Asociación de Profesionales Administrativas. Esta certificación demuestra a los empleadores que posees conocimiento actualizado y las habilidades.

Habilidades técnicas

El manejo de las computadoras y el equipo de oficina es mandatorio para una asistente administrativa. Es probable que tengas que usar una variedad de software de oficina, tal como el correo electrónico, una agenda, procesamiento de textos y programas de hojas de cálculo. Conocimiento de programas de software de imagen, bases de datos y contabilidad pueden hacerte sobresalir de otros candidatos e incrementar tus posibilidades de empleo. Si una empresa no tiene un punto focal de informática (IT por sus siglas en Inglés), una asistente administrativa con conocimientos básicos de redes de computadoras es muy valiosa. Debes saber como manejar y resolver problemas con fotocopiadoras, escáners, faxes, máquinas postales y otros equipos de oficina.

Habilidades

Los empleadores buscan excelentes habilidades de comunicación en las asistentes administrativas. Puedes preparar y revisar una serie de documentos e interactuar frecuentemente con otros empleados y clientes, por lo que una buena gramática y la habilidad de expresarte claramente de forma oral y escrita es importante. Las habilidades de manejo del tiempo, de múltiples tareas y la organización tienen alta prioridad en la lista de las asistentes administrativas. Deberías poder priorizar las tareas, particularmente en una oficina ocupada, mientras mantienes la calma y el profesionalismo.

Conocimiento especializado

Casi todas las industrias emplean asistentes administrativas y muchas habilidades se transfieren fácilmente entre las industrias. Sin embargo, algunos campos requieren un conocimiento especializado, tales como los médicos y legales. Si decides especializarte, cursos y certificaciones están disponible en algunos campos, particularmente para las secretarias legales, los cuales pueden incrementar tus oportunidades de desarrollo de carrera. Las habilidades especializadas y avanzadas también son atractivas para los empleadores. Las habilidades de control de inventarios, gestión de archivos, edición y de contabilidad son buenos ejemplos de habilidades adicionales que pueden ayudarte a obtener un empleo como asistente administrativa.

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