¿Cuál es la importancia de establecer y asignar responsabilidades para los miembros de un equipo de proyecto?

Escrito por Catherine Capozzi | Traducido por Patricia A. Palma

Cuando los jefes de un equipo evalúan el alcance y la viabilidad de un proyecto, una consideración primordial es la fortaleza de cada miembro del equipo. A partir de estos puntos fuertes, los líderes asignan funciones y responsabilidades. Marina Grashina, autora de "The Project Management Question and Answer Book", enumera algunas funciones, entre ellas ser crítico, generar ideas, llevar un registro y coordinar. Asignar dichas responsabilidades mejora el proyecto en un número de maneras.

Eficiencia

Asignar responsabilidades a los miembros del equipo de un proyecto aumenta la eficiencia. Tener una comprensión clara de los roles del proyecto permite al líder desarrollar una línea de tiempo. Esta gráfica debe indicar quién está a cargo de qué tarea y cuándo se espera que una parte específica del proyecto se finalice. Si las responsabilidades no son asignadas, el resultado de las tareas del proyecto se vuelve confuso, vago y a menudo incompleto. Asignar las funciones también permite a los miembros de un equipo tener una mejor idea de quiénes están trabajando en tareas estrechamente relacionadas. Ellos pueden revisar la lista de cosas por hacer, ver qué miembro está completando la asignación y pedir opiniones o hacer preguntas si es necesario. Esencialmente, la delegación de tareas permite crear un plan del proyecto.

Productividad

La productividad se incrementa cuando las responsabilidades asignadas están estrechamente alineadas con las fortalezas de los miembros del equipo. Por ejemplo, los trabajos de mantenimiento de registros podrían ser completados por el miembro del equipo asignado a todas las tareas relacionadas con la contabilidad. El impulso a la productividad sólo surge cuando todos los miembros están de acuerdo con las responsabilidades que se les asignan. Los empleados también deben saber cómo lograr las tareas asignadas. Dadas estas condiciones, un artículo de la Universidad Estatal de Penn (Penn State University) informa que los líderes asignan tareas como un proceso de colaboración. Deben hacer una delegación bien pensada en presencia de todos los miembros del grupo. Esto da la posibilidad de reasignar tareas si es necesario.

Moral

Asignar responsabilidades a los miembros del equipo le da a cada persona un sentido de propiedad; ellas se involucrarán en el resultado del proyecto, por lo que aumentarán sus esfuerzos para crear un producto de calidad. Si no se asignan los roles, los miembros trabajarán de forma desinteresada, individual y posiblemente territorial sobre las partes del proyecto. Los jefes de equipo deben reconocer el éxito de las tareas para levantar la moral también. Esto se logra al elogiar al trabajador frente a los demás y tachar con una cruzar su trabajo en la lista de tareas del proyecto. Los líderes también deben asegurarse de que el trabajo se distribuya de manera uniforme para evitar el resentimiento y el estrés en algunos trabajadores, mientras otros podrían llegar a aburrirse.

Consideraciones

Los jefes de equipo pueden delegar tareas con eficacia, pero tal vez sigan teniendo problemas. Las dificultades pueden surgir por conflictos de personalidad, la disciplina aplicada a individuos apáticos y trabajar con un presupuesto limitado. Los jefes de proyecto pueden reducir estas barreras, llevando a cabo reuniones de forma rutinaria, realizando chequeos al trabajo de cada miembro e informando a los directivos sobre el progreso del proyecto. Kathleen Rhodes, autora del libro "Business Communication", también sugiere hacer reuniones claras, compartir el liderazgo y desalentar la competencia.

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