¿Cuál es la diferencia entre un registro de órdenes de compra y una factura?

Escrito por Walter Johnson | Traducido por Jorge Escobar

Si manejas un negocio, llevar registros de lo básico es esencial. Sin registros precisos y confiables, es casi imposible determinar con exactitud tus pasivos y cuentas por cobrar, especialmente durante un período de tiempo dado. Esto podría acabar con un negocio por lo demás bien administrado. La Revista Entrepreneur informa que un 80 por ciento completo de los problemas de cobranza provienen de problemas con las facturas. Llevar un registro preciso es la manera de evitar estos problemas.

Órdenes de compra

La definición formal de una orden de compra es que es un contrato que autoriza el desembolso de fondos para un vendedor de determinados bienes o servicios. El registro es una bitácora de todas las órdenes de compra. El registro incluye todos los pedidos que se han entregado, así como las que se han cancelado o anulado.

Facturas

Una factura es una especie de cuenta por los bienes y servicios prestados. Por lo tanto, la diferencia entre una orden de compra y una factura es que la primera es para cosas que has comprado, la otra para cosas que has vendido. Estos son opuestos en el sentido de que son contrapartes, la existencia de una factura implica que hay una orden de compra que autoriza legalmente el destinar fondos para ese propósito.

Registros

Una factura, para ser útil, debe ser en sí misma un registro de los bienes y servicios suministrados. Una de las razones por las cuales la facturas son tan problemáticas es que a menudo son inexactas y no explican las condiciones de pago. Además de tener propósitos diferentes, la diferencia entre una factura y un registro de órdenes de compra es que la factura enumera un único conjunto de bienes y servicios prestados, mientras que el registro de órdenes de compra es una lista en progreso de todas las compras realizadas.

Funciones

Entrepreneur Magazine recomienda que el registro de órdenes de compra sea la plantilla de las facturas. Esto significa que las facturas no pueden ponerse al día y luego revisarse al final del mes del trimestre. Esta es la fuente de muchos dolores de cabeza y errores. El registro de órdenes de compra, como un registro corriente de compras, debe tener su contraparte en un registro de facturas que hace lo mismo para el vendedor, es decir, registra y detalla la naturaleza de cada producto o servicio vendido, a quién se le vendió y bajo qué circunstancias. Esto también debe incluir los términos de pago y cualquier tasa de interés aplicable. Por lo tanto, la principal diferencia entre un registro de órdenes de compra y una factura es que esta última se centra en una sola transacción o conjunto de transacciones. El registro de órdenes de compra está en progreso y sirve como un registro central y fácilmente referenciado de todas las cosas que se han comprado.

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