Cualidades de un sistema de control efectivo

Escrito por Bert Markgraf | Traducido por Valeria D'Ambrosio

Las empresas logran sus objetivos al desarrollar planes estratégicos e implementar sistemas de control para garantizar que sus operaciones se lleven a cabo según el plan. Tales sistemas de control son efectivos cuando limitan las desviaciones del plan estratégico y alertan a la gerencia cuando estos alejamientos son lo suficientemente importantes como para poner al plan en peligro. Además, los sistemas de control efectivos garantizan que todas las actividades de la empresa cumplan con los requisitos legales y regulativos y los estándares internos. Esto adquiere principal importancia en empresas pequeñas, donde las prácticas suelen ser más informales.

Calidad de la información

Un factor fundamental en la efectividad de un sistema de control es la calidad de la información que recibe. La información de un sistema de control debe ser precisa y actualizada. Los mejores controles obtienen las información de los puntos donde las operaciones la generan, como cifras de venta basadas en facturas y envíos justificados según las especificaciones de embalaje. Para que la administración tenga tiempo de evaluar problemas y adoptar medidas correctivas, la información debe ser reciente. En muchos casos, los sistemas de control pueden suministrar datos en tiempo real, pero aún deben procesar muchos datos financieros, lo que da lugar a demoras.

Planificación

La mera información de un sistema de control no es útil para la administración a menos que sea posible una comparación con los puntos de referencia y objetivos. Para permitir tal comparación, es fundamental que exista una estrecha integración del sistema de control con el proceso de planificación. Si el plan estratégico exige un determinado nivel de calidad definido por los resultados de las pruebas, el sistema de control debe seguir la pista de esos resultados. El enfoque del sistema de control debe coincidir con el del plan estratégico.

Flexibilidad

Un sistema de control efectivo es altamente flexible. Estos significa que tiene la adquisición general de datos y la capacidad de procesarlos para que la gerencia pueda adaptarse a las situaciones de cambio. Si los datos recopilados de una fuente dejan de reflejar la situación real, la gerencia debe ser capaz de identificar otras fuentes mejores y adaptar el sistema para que suministre dicha información. En tal caso, el sistema se debe adaptar para aceptar nuevos procesos comerciales que permitan controles administrativos en esta área de actividad reciente.

Objetividad

Los administradores deben ser capaces de tomar decisiones y actuar en base a los resultados del sistema de control. Pueden ser creíbles y recibir el acatamiento de sus decisiones sólo si las mismas se basan en evaluaciones y datos objetivos. Para lograr dicha objetividad, los sistemas de control deben ser transparentes y medir los parámetros que son relevantes para la empresa. Los sistemas de control son más efectivos cuando sus resultados indican el tipo de medida correctiva necesaria.

Aspectos económicos

El costo de un sistema de control debe ser razonable en comparación con la empresa en la que se desarrolla. Los beneficios anticipados y los ahorros que resultan de la implementación y el uso de un sistema de control deben ser acordes a los costos de la instalación y administración del mismo. El objetivo del sistema es reducir costos inesperados y alcanzar objetivos competitivos, por lo que un sistema de control excesivamente costoso o indiscreto aumenta los gastos y reduce la competitividad.

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