Consejos para organizar una reunión de almuerzo con servicio de comida

Escrito por Kristen May | Traducido por María J. Caballero

Cuando tu empresa requiere reuniones confidenciales de almuerzo o no tienes tiempo para ir a un restaurante para almorzar, la mejor opción es planificar un almuerzo con servicio de comida en tu oficina. Traer la comida te permite utilizar tu tiempo de forma más eficaz y hablar de negocios sin temor a ser oído o interrumpido. Planea con anticipación para organizar un almuerzo de negocios con servicio exitoso.

Selecciona un abastecedor confiable

La empresa de servicio de comida que elijas para tu almuerzo de negocios tiene que ser una en la que confíes. La última cosa que quieres es tener una habitación llena de profesionales de hambrientos que necesitan comer ahora porque el resto de la tarde está llena de citas, pero no tienes nada que darles de comer porque la empresa de servicio de comida quedó mal. Si nunca has utilizado un servicio en particular, pide referencias y llama a estas otras empresas para averiguar si la empresa es confiable. En particular, deseas que el servicio de comida sea rápido y que traiga toda la comida ordenada. También puedes hacer que la empresa vaya a tu oficina al menos una vez antes del almuerzo y observa si está a tiempo para la reunión.

Elige un menú apropiado

Selecciona un menú para el almuerzo que le permita a todos los que asisten encontrar algo bueno para comer. Una opción es hacer que todos los que asistirán seleccionen una comida con anticipación y que el servicio de comida traiga almuerzos en caja. La otra opción es tener un almuerzo tipo bufete para que todo el que asista puede hacer su propio plato. Con una amplia gama de restricciones en la dieta en estos días, ofrece opciones para las personas con dietas veganas, vegetarianas, sin gluten, bajas en carbohidratos, bajas en grasa y de alergia. Para ello, elige varios platos principales y varias guarniciones.

Organiza el área de reunión

Coloca los muebles en el área de reunión para que sea propicia para una reunión productiva con la comida incluida. Cada persona debe tener suficiente espacio en la mesa tanto para comer como para tomar notas en papel o en un portátil u otro dispositivo electrónico. Si vas a hacer una presentación desde la parte delantera de la sala, organiza las mesas para que todos los asistentes vean hacia esa dirección en lugar de tener que voltear sus sillas de la mesa y la comida. Si la comida es estilo bufete, ubica la comida en el lado opuesto de la habitación a la parte delantera para que cualquier persona que se levante para conseguir más comida no interrumpa la reunión.

Programa la reunión de manera eficiente

Escribe un calendario de reuniones que divida la reunión en bloques de tiempo y de cuenta de la presencia de alimentos. Por ejemplo, quieres que la empresa de servicio de comida llegue lo suficientemente temprano para que la comida esté lista por lo menos cinco minutos antes de que lleguen las personas. Programa los primeros 20 minutos del encuentro para comer y charlar o si tienes que hablar de negocios, elige temas ligeros que no requieran de la toma de notas en exceso. Cuando las personas hayan terminado de comer, programa un breve descanso para eliminar los residuos de comida de la mesa y hacer la transición a la parte de la reunión más fuertemente orientada a los negocios.

Créditos de las fotos

  • David De Lossy/Photodisc/Getty Images