Consejos para escribir cartas de negocios

Escrito por Kyra Sheahan | Traducido por Maricela Guillen

Tu jefe te ha dado la tarea de escribir una carta formal a otro negocio, pero has estado viendo la pantalla de la computadora durante horas preguntándote por dónde empezar y qué escribir. No te preocupes: el bloqueo al escribir una carta comercial es común, especialmente si es la primera vez que te encargas de la redacción de la correspondencia. Cuando se trata de escribir cartas comerciales, recuerda que hay tres partes claves que harán que tu carta sea exitosa: formato correcto, contenido eficaz y un buen protocolo. Tu carta de negocios será eficaz si le pones atención al formato, contenido y protocolo.

Formato

Las cartas comerciales tienen una estructura formal, según el Centro de Escritura de la Universidad de Wisconsin. Seguir el formato estándar es importante porque es más fácil su manejo para el destinatario. Por ejemplo, si el destinatario desea ver la fecha en que se escribió la carta, lo sabrá al mirar la esquina superior derecha de la página. Siguiendo un formato estandarizado, puedes evitar que el lector tenga que buscar por todo la carta para encontrar lo que está buscando. El formato estándar de una carta comienza con la fecha en la esquina superior derecha, seguida por el nombre y la dirección postal de la persona a la que está dirigida a la carta. El cuerpo de la carta comienza con un saludo y se encuentra en la parte central de la página. El cuerpo de la carta se puede dividir en varios párrafos. La parte inferior de la página está destinada a la despedida, la cual debe llevar nombre y firma.

Contenido

El contenido de tu carta es a lo que los lectores pondrán mayor atención. Si el contenido es fuerte, será efectiva e incitará la respuesta que buscas. Querrás captar la atención de tu lector desde el principio. Es importante ser conciso e ir al punto de tu carta desde el inicio para que el lector comprenda tu intención. Haz que el contenido de la carta sea interesante y se pueda relacionar. Mientras más puedas adaptar el contenido de la carta al destinatario, mejor. Cuando los lectores sienten que pueden identificarse con lo que están leyendo, aumenta la eficacia del material.

Protocolo

Debes seguir las directrices de un protocolo de negocios al redactar cartas dirigidas a empresas. Por ejemplo, no es apropiado para el saludo ser informal y amistoso, como si hablaras con uno de tus amigos. No importando si conoces a la persona a la que le estás escribiendo la carta, ya que éste es un documento de negocios que puede terminar en un archivo en algún lugar, y querrás que se vea profesional y formal en todo momento. Practicar el buen uso de la etiqueta de negocios también tiene que ver con la mecánica de tu carta. Por ejemplo, hay momentos apropiados para poner en cursiva algunas palabras para crear énfasis, pero nunca se recomienda escribir palabras en mayúsculas, ya que esto puede interpretarse como gritos. También es importante prestar atención al tono de tu carta. Según un artículo de marzo de 2007 de la Asociación Internacional de Comunicadores de Negocios, una organización global que ofrece recursos de gran utilidad para la gente en comunicación empresarial, el tono del remitente de la carta puede ser captado por el lector, así que nunca debes parecer chismosa, brusca o mandona en tus cartas de negocios. El hecho de releer tus cartas antes de enviarlas puede ayudar a detectar cualquier tono inadecuado que pudiera haber surgido por accidente.

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