Cómo revisar un informe de balance contable erróneo

Escrito por Tara Kimball | Traducido por Pau Epel

Un informe de balance que representa los activos y las deudas de tu compañía debe tener un valor neto de cero entre las dos categorías. En otras palabras, la suma de los activos, pasivos y patrimonio de tu compañía siempre debería ser igual a cero. Si generas un informe de balance que no es igual a cero, debe haber un error en las transacciones contables. Entender dónde revisar puede ayudarte a a aislar el error y corregirlo para producir reportes más precisos.

Cuentas de informe de balance

Las cuentas del balance son las cuentas que no impactan directamente sobre los números de ingresos y costos. Las cuentas de activos como los contratos prepagados, el efectivo y cuentas por cobrar están en las categorías de balance de activos. Cuentas de pasivos como las cuentas por pagar y cuentas de patrimonio pertenecen a la categoría de balance de deudas. Clasificar apropiadamente y entender qué cuentas pertenecen al balance es esencial para un balance exacto.

Balance de comprobación

Comienza con un balance de comprobación para revisar los balances de todas tus cuentas en un lugar. El balance de comprobación lista toda cuenta contable que tiene un balance para el período en reporte. La omisión de cuentas de balance cero te ayuda a revisar sólo las cuentas aplicables al ciclo del reporte, ahorrando tiempo y evitando confusiones. Revisa los balances de cuenta como aparecen en el balance de comprobación. Si hay cuentas que se ven incorrectas, resáltalas en la lista o toma nota en un papel, para revisar estas actividades en la cuenta.

Revisa actividad contable

La revisión de la actividad contable puede ayudarte a encontrar la razón detrás de tu informe de balance incorrecto. Accede a cada cuenta contable individualmente, para todas las cuentas en las que tienes dudas. Revisa la lista de transacciones para el periodo, tomando nota de cualquiera que parezca fuera de lo común. Revisa las entradas del diario de transacciones o publicaciones incorrectas de transacciones, que pueden haber sido colocadas inadvertidamente en una cuenta del balance. Reclasifica todas las transacciones imprecisas con una entrada general del diario para corregir el balance.

Entradas del diario

Un error en las entradas del diario puede causar un informe de balance incorrecto. Revisa cada entrada del diario de las cuentas en que tienes dudas. Verifica que las cantidades listadas en la entrada sean correctas. Mira a través de las facturas de soporte de estas entradas, para confirmar que la entrada fue publicada correctamente y en el periodo apropiado. Revisa los detalles de la entrada en el libro contable para asegurarte de que fue publicada adecuadamente y sin errores de sistema. Algunas cuentas desbalanceadas son resultado de entradas del diario duplicadas sin intención.

Cálculos de capital

Revisa las figuras dentro de tu patrimonio de accionistas, o del propietario, en caso de que el negocio tenga un solo dueño. La categoría de patrimonio es el equivalente a las diferencias entre los activos y los pasivos. Si tu negocio tiene más activos que pasivos, tiene patrimonio. A medida que los activos aumentan, el capital aumenta. De igual modo, si tienes una disminución en los activos, o un aumento de la deuda, el patrimonio se reduce. Si este cálculo del patrimonio no produce una diferencia entre tus activos y pasivos, tu informe de balance puede estar errado.

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