¿Cómo organizar archivos y carpetas de oficina?

Escrito por Louise Balle | Traducido por Susana López Millot

La forma en la que organizas tu oficina puede tener un efecto directo en lo eficientemente que la lleves. En particular, los arhivos y las carpetas de oficina pueden convertirse en un desorden si no estableces un sistema uniforme. Una vez que tengas tu armario de archivos, carpetas y etiquetas, tienes un par de opciones para organizarlos de forma práctica y que tu y tus empleados puedan acceder al material rápidamente.

Organización alfabética básica

Organiza los archivos de tu oficina en un sistema alfabético básico si tienes un gran grupo de clientes o contratos que mantener. Usa carpetas manila estándar para representar a cada contacto.

Escribe el apellido de tu contacto, una coma, luego el primero nombre en una etiqueta y colócala en la lengüeta de cada carpeta que contenga su información.

Separa las carpetas por el apellido y el primer nombre si tienes dos archivadores con el mismo apellido. Inserta las carpetas alfabetizadas en cada cajón de tu armario archivador desde arriba hacia abajo.

Etiqueta el exterior de cada cajón por la primera letra de los apellidos que contenga ese cajón para una referencia rápida. Por ejemplo, "A a F," "G a L," "M a R, "S a Z".

Organización por categorías

Compra una serie de grandes carpetas colgante además de las estándares de manila o de colores si tienes una variedad de distintas categorías de archivos para organizar. Por ejemplo, usarías este sistema de organización de archivos si tuvieras un grupo de archivos de empleados, algunos de clientes, facturas para suministros individuales y contratos firmados para organizar.

Escribe los nombres de cada categoría que estés organizando en cada etiqueta incluidas en tu colgador. Por ejemplo, "Facturas" o "Contratos". Si necesitas más espacio, puedes dejar de lado más de un archivador colgante para cada categoría. Desliza la etiqueta en la pestaña de plástico e inserta la misma en la parte superior del archivador colgante.

Ordena cada carpeta de manila para las categorías alfabeticamente por el apellido o por el nombre de la compañía. Una vez hecho esto, tendrás pilas separadas por orden alfabético.

Coloca primero los archivadores colgantes en los cajones, ordénalos por prioridad. Por ejemplo, si necesitas sacar facturas con frecuencia, ponlas al frente de cada cajón. Puedes ordenar también las categorías de los archivadores colgantes alfabéticamente también.

Inserta cada pila de carpetas manila en el colgador correspondiente.

Consejos

  • Organiza los archivos y las carpetas urgentes en un organizador de alambre en tu escritorio.
  • Compra un organizador de archivos portátil para llevarlos contigo a reuniones y viajes.

Créditos de las fotos

  • Colorful school folders image by Janet Wall from Fotolia.com