Cómo manejar exitosamente una estación de servicio

Escrito por Charmayne Smith | Traducido por Vanina Frickel

La auditoría de estaciones de servicio de la U.S. Census Bureau informó que había más de 120.000 estaciones en los EE.UU., con una industria que muestra un aumento gradual pero constante. Esta industria competitiva no sólo obliga a los propietarios de estaciones a hacer frente a sus competidores, sino que exige a los propietarios que hagan frente a los retos de la fluctuación de los precios del combustible, inflando los gastos generales y los aspectos de seguridad.

Asegúrate de que tu estación de servicio cumpla con los requisitos locales, estatales y federales exigidos. Comunícate con la Occupational Safety & Health Administration y las oficinas de US Environmental Protection Agency en tu área para dar asistencia de cumplimiento. Proporciona a los funcionarios con información precisa acerca de tu estación de servicio para que te puedan ayudar mejor.

Establece el horario de trabajo y abre puntualmente a la hora elegida. Evita abrir tarde ya que esto disuadirá a los clientes habituales para que busquen otro lugar.

Contrata a empleados puntuales y confiables. Programa los turnos para proporcionar una amplia cobertura para el tráfico de clientes de la estación. Crea la planificación de manera que haya un gerente responsable durante cada turno de trabajo.

Haz un inventario con regularidad. Un inventario de las cantidades de cada tanque de tu estación, así como todas las ventas libres, tales como órdenes de cigarrillos, lotería y dinero. Haz un inventario de estos elementos al final de cada turno.

Ejecuta informes de la caja registradora al final de cada turno. Cuenta el dinero de la caja, incluyendo el cambio. Haz coincidir los totales en el informe de las entradas de caja y la caja para asegurar la exactitud.

Toma nota de los totales de cada turno en un libro de contabilidad. Haz informes completos al final de cada día de los tanques de gasolina, el inventario de ventas y registro de recibos. Verifica los totales y entra todos los totales de ventas en tu libro mayor. Indica las pérdidas y las cantidades de contracción. Haz depósitos diarios del dinero de la estación de servicio.

Promueve la seguridad de tus empleados. Exige a los empleados de cajas registradoras que tengan sólo pequeñas cantidades de dinero en efectivo en sus registros. Instala una caja fuerte bajo la caja registradora para proporcionar una ubicación fácil y segura para que los empleados puedan dejar el exceso de dinero. Quita el dinero de la caja fuerte al final de cada turno, y coloca diariamente el efectivo en exceso en un depósito bancario.

Instala un cristal irrompible, sistemas de seguridad y cámaras de seguridad para proteger la seguridad de tus empleados y clientes. Considera la posibilidad de los sistemas de puertas electrónicas para las estaciones de servicio de 24 horas en zonas menos seguras. Establece relaciones con las autoridades policiales locales. Pide a las autoridades que hagan visitas regulares a la estación para ayudar a garantizar la seguridad.

Coloca los pedidos de inventario de manera oportuna para asegurar que la estación de servicio esté siempre abastecida adecuadamente. Considera el tiempo de tu proveedor para procesar y los métodos de entrega en la preparación de pedidos. Comprueba la exactitud de cada entrega en el momento de la llegada. Reporta al proveedor cualquier imprecisión de inmediato de modo que se puedan hacer correcciones oportunas.

Créditos de las fotos