Cómo hacer un flujo de procesos en Word

Escrito por Filonia LeChat | Traducido por María Marcela Mennucci

Luego de haber realizado un procedimiento muchas veces, podría convertirse completamente en rutina, pero tener documentación puede ayudar cuando haya recambio de personal o estés alejado de la tarea durante un período de tiempo. Microsoft Word puede ayudarte a registrar el flujo de procesos, que muestra una representación gráfica de algo desde el comienzo al final. Toma ventaja de la característica de SmartArt de Word que te ayuda a crear rápidamente una tabla de flujo de procesos.

Abre Microsoft Word. Si el tamaño de página predeterminado de Word de 8,5 por 11 pulgadas (21,59 por 27,94 cm) no coincide con tu flujo de proceso planificado, haz clic en la viñeta de "Configuración de página", luego en "Tamaño" y elige un nuevo tamaño. También puedes hacer clic en el botón "Orientación" y seleccionar "Horizontal" si crees que tu flujo de proceso será más ancho que largo.

Haz clic en la viñeta "Insertar", luego en el botón "SmartArt" en el cintillo para abrir la ventana de Galería de Diagramas. Haz clic en el botón "Tabla de organización", que podría ya estar seleccionada predeterminadamente. Haz clic en el botón "OK" para insertar un diagrama de flujo de proceso muy básico con un cuadro superior y tres cuadros en rama.

Haz clic en la viñeta púrpura de "Herramientas de tabla organizacional" en la parte superior de la nueva pantalla. Mira las opciones del flujo de proceso, que incluye cambiar la dirección del flujo, cambiar el color de los cuadros y añadir algunos a la tabla.

Mejora la tabla predeterminada básica de Word haciendo clic en cualquier lugar de la misma. Haz clic en la viñeta "Herramientas de tabla organizacional", luego en el botón "Subordinar", "Colega" o "Asistente" en el lado izquierdo del cintillo. Estos no tienen que representar una relación de trabajo real; sino que denotan dónde aparecerá el nuevo cuadro en el diagrama de flujo de procesos. Si el cuadro aparece donde no lo quieres, haz clic en él y arrástralo en el lugar correspondiente.

Haz clic en la zona "Haz clic para añadir texto" del cuadro superior. Escribe el nombre de la tarea del proceso o tu inicio preferido del proceso, como "Aumentar ventas de aspiradoras". Para formatear el texto dentro de este cuadro, resáltalo, haz clic en la viñeta "Inicio" y usa la porción Fuente de la cinta para ajustar el tamaño, la posición, fuente y color.

Añade texto a todos los cuadros del flujo de proceso. Los cuadros de más abajo deberían contener el punto final, donde el proceso se completa. Si terminas con cuadros de más, haz clic en el borde del cuadro y presiona la tecla "Borrar". Nota que añadir o borrar cuadros achica o agranda el diagrama de flujo de procesos, respectivamente, para que aún entren en la página Word.

Cambia el sombreado de fondo de un cuadro del azul predeterminado de Word haciendo clic en el cuadro individual. Haz clic en la viñeta "Herramientas de tabla organizacional", luego haz clic en el menú "Rellenar forma" y elige un cuadrado colorido. Nota que esto sólo cambia el cuadro seleccionado. Cambia múltiples cuadros, como en una fila entera, presionando y manteniendo apretado la tecla "Shift" antes de hacer clic en cada cuadro.

Repite este proceso para pintar todos los cuadros del flujo de procesos. Podrías delinear más tareas en la tabla usando diferentes colores para cada nivel o diferentes colores para cada "rama" de la tabla.

Haz clic en el menú "Archivo" y selecciona "Guardar como". Ingresa el nombre del proceso como "Ventasdeaspiradoras", en el cuadro de "Nombre de archivo", luego haz clic en el botón "Guardar".

Consejo

  • Podría ser útil bosquejar una versión a mano del flujo de procesos antes de empezar en Word. De esta manera, sabrás cuántos niveles de cada parte del proceso debes añadir a la tabla, y tendrás una idea básica del texto y de las direcciones que necesitas.

Créditos de las fotos

  • Ryan McVay/Photodisc/Getty Images